Instellen behandeldiensten

Mandatering aan behandeldiensten (uitbesteden behandeling)

Voor WABO-aanvragen en -meldingen die worden ingediend in het Omgevingsloket heeft het bevoegd gezag de mogelijkheid om deze aanvragen/meldingen automatisch door te leiden naar een behandeldienst. Door in te loggen met een account met de rol Beheerder kan dit in de beheermodule in het onderdeel Relatiebeheer ingesteld worden.

Mandatering door bevoegd gezag van een behandeldienst kent drie mogelijkheden.

Bevoegd Gezag kan instellen dat:

1. op basis van de aanwezigheid van aangegeven onderdelen in de aanvraag, de aanvraag doorgezet moet worden naar een behandeldienst
2. alle bij haar aangeboden aanvragen die binnen een bepaalde gemeente (projectlocatie) liggen, moeten worden doorgezet naar een behandeldienst
3. alle bij haar aangeboden meldingen die binnen een bepaalde gemeente (projectlocatie) liggen, moeten worden doorgezet naar een behandeldienst.

N.B. Een onderdeel bevat vaak meerdere werkzaamheden. Zo kan het onderdeel Bouwen geselecteerd worden; hieronder vallen aanvragen met de werkzaamheden Bijbehorend bouwwerk bouwen, Dakkapel plaatsen, Woning bouwen, etc.
Tevens kan een onderdeel zowel betrekking hebben op een melding of een vergunning. Zo kan onderdeel Gebruik geselecteerd worden, hetgeen betekent dat zowel de melding als de vergunningaanvraag voor Bouwwerk brandveilig gebruiken uitbesteed is aan een behandeldienst

De opties 2 en 3 spreken voor zich; alle aanvragen of meldingen komen bij de behandeldienst binnen als ware de behandeldienst het bevoegd gezag.
Bij de aanvragen heeft de behandeldienst alle taken die normaal gesproken het bevoegd gezag heeft.

Combinatie uitbesteden obv onderdelen en projectlocatie

Het bevoegd gezag kan los van elkaar instellen dat uitbesteding plaatsvindt op het nivo van onderdelen en op het nivo van projectlocatie. Dit kan strijdig met elkaar zijn en in die gevallen geldt het volgende (FO Bijlage Generalisatie Uitbesteding):
"Als een Bevoegd Gezag zowel op nivo van projectlocatie als ook de onderdelen een uitbesteding heeft ingesteld die beide van toepassing zijn op de door Bevoegd Gezag ontvangen aanvraag prevaleert de uitbesteding op projectlocatie en vindt uitbesteding op basis van de daarvoor door Bevoegd Gezag ingestelde regel plaats".

Met andere woorden, de instelling op het nivo van projectlocatie bepaalt de uitbesteding aan een behandeldienst. Dus als een provincie heeft ingesteld dat onderdeel Milieu gemandateerd is aan behandeldienst X en aanvragen op projectlocatie Y aan behandeldienst Y, dan zal een aanvraag met werkzaamheid binnen onderdeel Milieu en op projectlocatie Y, aangeboden worden aan behandeldienst Y. Dezelfde aanvraag op project locatie Z zal aangeboden worden aan behandeldienst X wanneer de provincie projectlocatie Z niet heeft geselecteerd voor uitbesteding.

Mandatering op onderdelen

Wanneer het bevoegd gezag niet alle aanvragen/meldingen wil laten behandelen door een behandeldienst kan dit ingesteld worden door in de heheermodule te kiezen voor mandatering op basis van onderdelen.

Hier is van belang om te realiseren dat als de aanvraag betrekking heeft op één of meer onderdelen die niet zijn geselecteerd door het bevoegd gezag, deze aanvragen in zijn geheel bij het bevoegd gezag binnenkomen en niet worden doorgezet naar de behandeldienst. Dus wanneer bevoegd gezag enkel het onderdeel Milieu selecteert, dan zal een aanvraag die daarnaast ook betrekking heeft op het onderdeel Bouwen of Kappen in zijn geheel aangeboden worden aan het bevoegd gezag.

N.B. Werkzaamheden waarvoor een meldingsplicht bestaat zullen altijd worden 'afgesplitst' nadat de aanvraag is ingediend. Dus een concept-aanvraag met 2 meldingsplichtige werkzaamheden en 2 vergunningplichtige werkzaamheden zal na indienen worden gesplitst in 2 meldingen en één vergunningaanvraag (met 2 werkzaamheden).

Instellen behandeldienst

Als voorbeeld geven we hieronder weer het instellen van een behandeldienst op basis van onderdelen. Het instellen van een behandeldienst op basis van projectlocatie werkt identiek, alleen moet in plaats van (een) onderde(e)len een projectlocatie gekozen worden.

1. Log in met een account met beheerdersrol.
2. Selecteer de tab 'Beheer' in bovenste vensterbalk.
3. Ga naar het onderdeel 'Relatiebeheer' en klik op 'Beheer behandeldiensten op basis van onderdelen'.
4. Klik op 'Gegevens toevoegen' en onderstaande keuzelijst verschijnt.

Er kan maar één onderdeel tegelijkertijd ingesteld worden; u kunt dus niet meerdere onderdelen aanvinken. Wanneer een onderdeel is gemandateerd aan een behandeldienst verschijnt deze in het overzicht en verdwijnt uit de keuzelijst.

Er moet aangegeven wat voor soort organisatie de behandeldienst is. Doorgaans is dat een uitvoeringsdienst.

Na het selecteren van een onderdeel of projectlocatie en type organisatie moet de behandeldienst geselecteerd worden. Het Omgevingsloket toont in het overzicht van uitvoeringsdiensten alle behandeldiensten en adviesorganisaties die het Omgevingsloket kent. De behandeldiensten beginnen in de naamgeving zoveel mogelijk met 'BD'.

Per onderdeel kan het bevoegd gezag maar één behandeldienst selecteren. Dit betekent dat de optie 'Beheer behandeldiensten op basis van onderdelen' niet mogelijk is voor provincies die meerdere behandeldiensten kennen voor verschillende gemeenten. Deze provincies hebben voor mandatering alleen de mogelijkheid om op basis van projectlocatie aanvragen/melding door te geleiden naar een behandeldienst.

Tenslotte moet worden aangegeven of het contact met de aanvrager via het bevoegd gezag blijft verlopen of niet. Het is een ontwerpkeuze bij het ontwikkelen van het Omgevinsloket geweest om deze drie opties aan te bieden bij het instellen van behandeldiensten. De verschillen tussen de drie opties zijn zeer gering, hetgeen later in deze toelichting nog duidelijk zal worden. Hier volstaan we met het vermelden dat er tussen de eerste twee opties geen verschil is; het loket reageert identiek bij antwoord 'Ja' en 'Nee, maar bevoegd gezag krijgt wel notificatie'. Wanneer gekozen wordt voor optie 3 'Nee', dan zal het bevoegd gezag geen e-mail ontvangen wanneer er een aanvraag wordt ingediend bij de behandeldienst.

Om een nieuw onderdeel te mandateren, kies voor 'Gegevens toevoegen' en keuzelijst verschijnt (zonder de reeds gemandateerde onderdelen).

Hieronder zal verder beschreven worden hoe het Omgevingsloket werkt bij aanvragen waarvoor een behandeldienst door het bevoegd gezag is gemandateerd.

Gegevens zichtbaar voor aanvrager/melder

De aanvrager krijgt enkel de gegevens te zien van het bevoegd gezag, ongeacht de instellingen in het loket. Zowel in de tab 'Contact met bevoegd gezag', de PDF van het aanvraagformulier of de ingediende aanvraag als in de e-mailberichten die verstuurd worden naar de aanvrager, staat alleen de naam en de contactgegevens van het bevoegd gezag vermeld.

De gegevens van de behandeldienst krijgt de aanvrager dus nooit te zien in Omgevingsloket online en de door het loket verstuurde e-mails.

Concept-aanvraag: Invulhulp en vooroverleg

Of de aanvrager de invulhulp kan aanzetten en de aanvraag kan openstellen voor vooroverleg is afhankelijk van de instelling van het bevoegd gezag in de beheermodule (rubriek Organisatiebeheer):

De instelling bij de behandeldienst voor Vooroverleg en Invulhulp zijn niet relevant; de instelling van bevoegd gezag is bepalend.

Invulhulp

Wanneer het bevoegd gezag heeft ingesteld (Organisatiebeheer in beheermodule) dat invulhulp is toegestaan, dan kan de aanvrager hulp vragen aan bevoegd gezag bij het invullen van de concept-aanvraag. Met een baliemedewerker-account kan het bevoegd gezag in de aanvraagmodule inloggen en de aanvraag overnemen en verder invullen en eventueel zelfs indienen.

De invulhulp kan alleen voor bevoegd gezag worden aangezet, dus ook als de concept-aanvraag alleen werkzaamheden bevat die door bevoegd gezag zijn gemandateerd en het bevoegd gezag heeft aangegeven dat contact met aanvrager niet via bevoegd gezag verloopt.

Berichtenverkeer
Het bevoegd gezag en de aanvrager/melder ontvangen een e-mail dat de invulhulp is aangezet. Bij het uitzetten van de invulhulp verstuurt het loket geen bericht.

Vooroverleg

De aanvrager kan de concept-aanvraag openstellen voor vooroverleg wanneer het bevoegd gezag in de beheermodule (rubriek Organisatiebeheer) heeft ingesteld dat dit is toegestaan.

Wanneer één van de werkzaamheden in de aanvraag niet gemandateerd is wordt de aanvraag alleen opengesteld voor het bevoegd gezag. Het bevoegd gezag krijgt een notificatie dat vooroverleg is aangevraagd en kan de aanvraag in het loket inzien. Indien blijkt dat vooroverleg met behandeldienst gewenst is (omdat de aanvraag wel werkzaamheden bevat die gemandateerd zijn), kan het bevoegd gezag in het loket advies vragen aan de behandeldienst. Deze krijgt een notificatie dat advies gevraagd is bij de concept-aanvraag en kan de aanvraag dan inzien.

Wanneer de aanvraag enkel werkzaamheden bevat die zijn gemandateerd aan de behandeldienst, dan wordt aanvraag opengesteld voor zowel de behandeldienst als het bevoegd gezag. Ook hier geldt dat niet relevant is of de behandeldienst heeft ingesteld of vooroverleg is toegestaan of niet; de instelling van bevoegd gezag is bepalend.

Berichtenverkeer
Bij gemandateerde aanvraag/melding krijgt het bevoegd gezag een e-mail (behalve als bevoegd gezag aan heeft gegeven dat contact met aanvrager niet via bevoegd gezag verloopt) en de behandeldienst een e-mail en XML.

Bij een aanvraag/melding waarbij één van de werkzaamheden in de aanvraag niet gemandateerd is, ontvangt het bevoegd gezag een e-mail en XML. De behandeldienst wordt niet genotificeerd. Wanneer bevoegd gezag advies vraagt aan de behandeldienst in de opengestelde aanvraag ontvang de behandeldienst een e-mail en XML.

Indienen aanvraag/melding

Een aanvraag/melding die meerdere werkzaamheden bevat kan na indienen gesplitst worden in meerdere meldingen/aanvragen. Alle meldingsplichtige werkzaamheden worden afgesplitst; een melding bevat altijd maar één werkzaamheid. Alle vergunningplichtige werkzaamheden komen in één vergunningaanvraag binnen bij of het bevoegd gezag (indien één of meer van de werkzaamheden niet gemandateerd is) of de behandeldienst (indien alle wekzaamheden gemandateerd zijn).

Berichtenverkeer
Bij gemandateerde aanvraag/melding krijgt het bevoegd gezag een e-mail (behalve als bevoegd aan heeft gegeven dat contact met aanvrager niet via bevoegd gezag verloopt) en de behandeldienst een e-mail en XML.
Bij een aanvraag/melding waarbij één van de werkzaamheden in de aanvraag niet gemandateerd is, ontvangt het bevoegd gezag een e-mail en XML. De behandeldienst wordt niet genotificeerd.

Toegang tot aanvraag/melding in het loket

Het bevoegd gezag heeft altijd toegang tot de aanvraag/melding in het Omgevingsloket. Wanneer de aanvraag ter behandeling is aangeboden aan de behandeldienst, dan heeft het bevoegd gezag geen taken bij de aanvraag (behalve de taak 'Tussentijds overdragen naar archief'). Wanneer de behandeldienst advies vraagt aan het bevoegd gezag (alleen bij aanvragen mogelijk), dan krijgt het bevoegd gezag de rol van adviesorganisatie en kan (advies)documenten toevoegen.

Bij een aanvraag die alleen werkzaamheden bevat die gemandateerd zijn heeft de behandeldienst toegang tot de aanvraag en beschikt over alle taken die normaal gesproken het bevoegd gezag heeft.
Wanneer de aanvraag één werkzaamheid bevat waarvoor de behandeldienst niet gemandateerd is, heeft de behandeldienst geen toegang tot deze aanvraag.

FTP-server

Een aanvraag/melding die bij een behandeldienst binnenkomt doordat het bevoegd gezag dit in de beheermodule heeft ingesteld, zal bij het bevoegd gezag niet op de FTP-server geplaatst worden. Wanneer het bevoegd gezag om een bepaalde reden toch de aanvraag/melding op de FTP-server wil hebben, dan moet in het Omgevingsloket de taak 'Tussentijds overdragen naar archief' uitgevoerd worden.
N.B. Wanneer de behandeldienst in de beheermodule onder Organisatiegegevens heeft ingesteld dat gebruik wordt gemaakt van de dossiermodule voor het behandelen van aanvragen, dan beschikt het bevoegd gezag pas over de taak 'Tussentijds overdragen naar archief' wanneer de behandeldienst de taak 'Verzenden bericht in behandeling' heeft uitgevoerd.