Kwaliteitsborging bij het bevoegd gezag

Projectorganisatie

Kwaliteit begint met begrip van wat nodig is en welke eisen milieueffectrapportage stelt aan inhoud, procedure en proces. Daarnaast vraagt m.e.r. vaardigheid in communicatie met veel verschillende partijen. Gewoonlijk wijst een bevoegd gezag binnen de eigen organisatie een projectbegeleider voor een m.e.r.-project aan. Daarbij is het van belang erop te letten dat hij/zij over de genoemde kennis en vaardigheden beschikt.

Een m.e.r.-project vraagt daarnaast om veel regelwerk: afspraken, versturen en ontvangen van informatie, productie van vergaderstukken, enzovoort. Bij grotere projecten kan daarom een projectsecretaris zeer nuttig zijn.

In veel gevallen zal bij een m.e.r.-project volgens de beperkte procedure ook sprake zijn van contacten met vergunningverleners. Het ligt voor de hand om binnen de organisatie van het bevoegd gezag één projectteam te belasten met het begeleiden van de initiatiefnemer.

Bestuurlijke contacten

Een m.e.r.-procedure wordt doorlopen om besluiten mogelijk te maken. Ga daarom bij projecten in de beperkte procedure na of en zo ja, op welke momenten in het proces een terugkoppeling met het bestuur wenselijk of noodzakelijk is. Kiest het bevoegd gezag er bijvoorbeeld voor om in het voortraject een advies over reikwijdte & detailniveau af te geven, dan is dit vaak een goed moment voor terugkoppeling met het bestuur. Verder ligt bestuurlijke inbreng uiteraard voor de hand zodra het MER zijn voltooiing nadert en het opstellen van het ontwerpbesluit aan de orde is.

Gebruik expertise van de eigen organisatie

In de beperkte procedure wordt veel werk door of namens de initiatiefnemer gedaan. De rol van het bevoegd gezag is voornamelijk toetsend. Maak bij deze toetsing gebruik van kennis en ervaring in uw eigen organisatie! In veel gevallen zijn in uw organisatie deskundigen werkzaam op de milieu­thema's die in een MER aan de orde moeten komen, zoals luchtkwaliteit, geluid of natuur. Maar let op: uitzonderingen daargelaten is de deskundigheid in uw eigen organisatie dikwijls niet specifiek gerelateerd aan het uitvoeren van onder­zoeken voor een MER. Let er daarom op dat de eigen experts steeds scherp voor ogen houden dat een m.e.r.-procedure altijd wordt uitgevoerd ten behoeve van een besluit. Voor de kwaliteit van dat besluit is het belangrijk dat MER en besluit op elkaar aansluiten. Bij eventuele discussies over de kwaliteit van informatie, helpt het dikwijls om terug te grijpen op de achterliggende vraag: welke informatie is nodig voor een weloverwogen besluit?

Een manier om de kwaliteitsborging door experts van de eigen organisatie vorm te geven, is bijvoor­beeld het instellen van een begeleidingsgroep of 'meeleesgroep'. Dit vraagt overigens van de betrok­ken deskundigen (ook) een goed beeld van de voor het MER benodigde kwaliteit: de in een MER benodigde informatie kan duidelijke anders zijn dan infor­matie in (bijvoorbeeld) een concrete ver­gunningaanvraag of in de toelichting van een bestem­mingsplan. Betrek de deskundigen daarom in een vroeg stadium en geef uitleg over de specifieke (kwaliteits)eisen van m.e.r. Neem in de planning ruimte op voor de inzet van een dergelijke bege­leidingsgroep.

Maak afspraken over gebruik en uitwisselen van informatie

Een m.e.r.-procedure impliceert het gebruik van veel gegevens en informatie. Essentieel voor de kwaliteit is dat alle betrokkenen kunnen beschikken over dezelfde informatie en dat duidelijk is wat de status is van deze informatie. Spreek daarom procedures af over het gebruik van informatie en over de plaats en vorm waar deze wordt opgeslagen. Richt hiertoe eventueel een eigen plek in op uw computernetwerk of op internet. Voorkom zo veel mogelijk dat informatie uitsluitend 'tussen de oren' van de leden van het projectteam aanwezig is.

Kwaliteit en participatie

Niet alleen inhoudelijke kwaliteit is van belang, ook de momenten, de manier waarop en de onder­werpen waarover met de omgeving wordt gecommuniceerd is een onderdeel van de kwaliteit (zie webpagina's Participatie).