Praktijkvoorbeeld Kwaliteitsborging binnen het bevoegd gezag - beperkte procedure

Het praktijkvoorbeeld dat hier beschreven is betreft het borgen van afspraken en communicatielijnen binnen het bevoegd gezag. Als een initiatiefnemer een m.e.r.-procedure voor een vergunning opstart bent u verantwoordelijk voor de uiteindelijke toetsing en tussentijdse begeleiding van de procedure. Hoewel een mededeling zelden direct uit de lucht komt vallen is het van belang dat u als bevoegd gezag goed voorbereid bent. Een processchema met taken, verantwoordelijkheden en communicatielijnen kan hierbij helpen.

In een dergelijk processchema staan de diverse verantwoordelijke afdelingen, de duur van de verschillende processtappen en de acties die uitgevoerd dienen te worden. Hieronder is een kort voorbeeld weergegeven van een dergelijk processchema. In dit processchema is het gedeelte van het voortraject weergegeven waarin het advies over reikwijdte en detailniveau van het bevoegd gezag richting de initiatiefnemer centraal staat.

Een processchema schept vooral duidelijkheid. Zowel binnen de eigen organisatie als voor een initiatiefnemer. Het moet echter ook niet als een keurslijf gaan werken, sommige zaken zijn nu eenmaal moeilijk van te voren in te schatten. Maar zeker omtrent de wettelijke termijnen, bijvoorbeeld rondom het advies over reikwijdte en detailniveau waartoe het bevoegd gezag verzocht kan worden of ambtshalve kan besluiten, is het verstandig de procesafspraken vast te leggen. Iedereen weet dan welke afdelingen betrokken zijn en wie de acties uit moet voeren.