Inschakelen van externe adviseurs (adviesbureaus en/of externe experts)

Waarom externe adviseurs (bijvoorbeeld een bureau)?

Uiteraard is het niet verplicht in een m.e.r.-procedure externe adviseurs, bijvoorbeeld adviesbureaus of zelfstandige specialisten, in te schakelen. Dat dit in de praktijk wél frequent gebeurt, heeft een aantal redenen:

• Kennis, ervaring, menskracht. Het opstellen van een MER en het doorlopen van een m.e.r.-procedure vraagt bepaalde kennis, vaardigheden en ervaring. Het gaat om kennis van diverse milieuthema's (natuur, geluid , lucht­kwaliteit enzovoort) èn van de manier waarop die kennis zinvol kan worden gebruikt in een m.e.r.-proce­dure. Verder leidt een m.e.r.-procedure voor een bevoegd gezag en/of initiatiefnemer in veel gevallen tot een tijdelijke piek in de werk­be­lasting. Als de benodigde kennis, ervaring en menskracht in de eigen organisatie niet beschikbaar is of niet vrijgemaakt kan worden, kan dit een overweging zijn werkzaamheden uit te besteden aan een adviesbureau.
• Beeldvorming en onafhankelijkheid. Wordt een MER opgesteld door de eigen organisatie, dan kan bij de buitenwereld het beeld ontstaan van ‘naar de gewenste uitkomst toeschrijven'. Dit beeld zal gewoonlijk minder snel postvatten wanneer het onderzoek door externe adviseurs wordt uitgevoerd.

Op welk moment?

Denk vroeg na over het eventueel inschakelen van externe adviseurs om dan wel het MER te schrijven en te begeleiden of om u intern te ondersteunen bij het proces en de inhoud. Als de eigen organisatie onvoldoende thuis is in m.e.r. kan het raadzaam zijn adviseurs vroeg in het proces te betrekken. Dan kan vanaf het begin gebruik worden gemaakt van de ervaring van de externe adviseurs met vergelijk­bare eerdere plannen of projecten. In de praktijk blijkt dat die ervaring vaak al goed van pas komt bij het afbakenen van reikwijdte & detailniveau.

Op welke manier?

Het inschakelen van externe adviseurs kan op verschillende manieren gebeuren. De mogelijkheden lopen uiteen van het integraal uitbesteden van het gehele project (onderzoek, opstellen MER, communicatie, ondersteuning bij proces en procedure(ondersteuning) tot het uitbesteden van een of enkele deelonderzoeken. In veel gevallen kunt u hiervoor een adviesbureau inschakelen.

Ook kan het opstellen van (de teksten van) het te nemen besluit samen met het opstellen van het MER worden uitbesteed. Welke wijze voor een specifiek project het beste is hangt af van verschillende omstandigheden, zoals de beschikbaarheid van capaciteit binnen de eigen organisatie, de (bestuurlijke) gevoelig­heid van het project, het aanbestedingsbeleid van de eigen organisatie en de manier waarop het voortraject is doorlopen.

Maak bij het uitbesteden van het opstellen van het MER duidelijke afspraken over de rolverdeling en de verantwoordelijkheden. Streef er naar op de hoogte te blijven van de vorderingen bij het milieu-onderzoek. Betrek indien wenselijk ook het bestuur van uw organisatie op cruciale momenten bij het proces.

Welke kwaliteit van adviesbureaus is noodzakelijk?

Vanzelfsprekend moet een adviesbureau -bij een integrale uitbesteding van het MER- kunnen beschikken over kennis van en ervaring met alle facetten van milieueffectrapportage. Niet alleen vakkennis is van belang, maar ook besef van de (soms bescheiden) rol die de afzonderlijke milieu­thema's in de m.e.r.-procedure spelen. Daarnaast zijn andere criteria voor uw keuze van belang, zoals dat een adviesbureau een goede inschatting moet kunnen maken van kansen en procedurele risico's. M.e.r. speelt zich voor een groot deel in de openbaarheid af; een adviesbureau moet in staat zijn de eisen die daaruit voortvloeien te vertalen in de inhoud van het MER. Overigens is niet alleen de expertise van het adviesbureau als zodanig van belang, maar wellicht nog meer de kennis, ervaring en beschikbaarheid van de projectleider en in te zetten experts van het adviesbureau. Daarnaast zijn vaardigheden in projectmanagement en redactionele vaardigheden noodzakelijk.

Inschakelen van externe experts

Een goede kwaliteit begint bij een deskundig en ervaren team dat het MER opstelt. Dat team kan worden geleid of aangevuld door een externe adviseur (vanuit een adviesbureau of andere organisatie), al dan niet met deskundigen uit de eigen organisatie. Het is verder, als extra stap, mogelijk eigen en/of externe experts te raadplegen en een rol te geven bij het waarborgen van de kwaliteit van het MER. Dit kan op verschillende manieren plaatsvinden, bijvoor­beeld door externe (onafhankelijke) deskundigen in een begeleidingsgroep op te nemen. Daarnaast is het mogelijk de resultaten van een MER aan eigen of externe experts voor te leggen in een 'expert meeting'. Een verslag van een dergelijke meeting kan worden toegevoegd aan het MER.

Voor de samenstelling van een externe expert groep kunt u uiteraard gebruik maken van het netwerk van u en uw organisatie (wie kent experts op de benodigde vakgebieden?), maar daar­naast van de kennis en het netwerk van het bureau dat u inschakelt voor het opstellen van het MER. Eventueel kunt u suggesties vragen van de Commissie voor de milieueffectrapportage.