Kwaliteitsborging in de eigen organisatie

Projectorganisatie

Kwaliteit begint met begrip van wat nodig is en welke eisen milieueffectrapportage stelt aan inhoud, proces en procedure. Daarnaast vraagt m.e.r. vaardigheid in communicatie met veel verschillende partijen. Bij het selecteren van een projectleider voor uw m.e.r.-project is het van belang erop te letten dat hij/zij over de genoemde kennis en vaardigheden beschikt.

Een m.e.r.-project vraagt daarnaast om veel regelwerk: afspraken, versturen en ontvangen van informatie, productie van vergaderstukken, enzovoort. Bij grotere projecten kan daarom een projectsecretaris zeer nuttig zijn.

Probeer verder het projectteam zodanig samen te stellen dat het gedurende de looptijd van het project niet hoeft te worden aangepast.

Bestuurlijke contacten

Een m.e.r.-procedure wordt doorlopen om besluiten mogelijk te maken. Ga daarom na op welke momenten in het proces een terugkoppeling met het bestuur wenselijk of noodzakelijk is (zie webpagina's Regie). Dit kan bijvoorbeeld door middel van het vaststellen van een notitie over reikwijdte en detailniveau, maar bijvoorbeeld ook bij het vastleggen van de te onderzoeken alternatieven. Daarnaast is het voor de inhoudelijke kwaliteit en de kwaliteit van het besluitvormingsproces van belang om inzicht te hebben in de bestuurlijke issues: welke (milieu)informatie wordt op bestuurlijk niveau belangrijk gevonden? (zie webpagina's Participatie). Het is ook onderdeel van de kwaliteit om ook die informatie in het MER op te nemen.

Gebruik expertise van de eigen organisatie

Maak gebruik van kennis en ervaring in uw eigen organisatie! In veel gevallen zijn in uw organisatie deskundigen werkzaam op de milieuthema's die in een MER aan de orde moeten komen, zoals natuur, landschap, luchtkwaliteit of geluid. Maar let op: uitzonderingen daargelaten is de deskundigheid in uw eigen organisatie dikwijls niet specifiek gerelateerd aan het uitvoeren van onder­zoeken voor een MER. In die situaties ligt het voor de hand om het opstellen van het MER uit te besteden en de eigen expertise te gebruiken voor de kwaliteitsborging. Let er daarbij op dat ook de eigen experts steeds scherp voor ogen houden dat een m.e.r.-procedure altijd wordt uitgevoerd ten behoeve van een besluit. Voor de kwaliteit van dat besluit is het belangrijk dat MER en besluit op elkaar aansluiten. Bij eventuele discussies over de kwaliteit van informatie, helpt het dikwijls om terug te grijpen op de achterliggende vraag: welke informatie is nodig voor een weloverwogen besluit?

Een manier om de kwaliteitsborging door experts van de eigen organisatie vorm te geven, is bijvoor­beeld het instellen van een begeleidingsgroep of 'meeleesgroep'. Dit vraagt overigens van de betrok­ken deskundigen (ook) een goed beeld van de voor het MER benodigde kwaliteit: de voor een MER benodigde informatie kan duidelijk anders zijn dan infor­matie voor (bijvoorbeeld) een concrete ver­gunningaanvraag of in de toelichting van een bestem­mingsplan. Betrek de deskundigen daarom in een vroeg stadium en geef uitleg over de specifieke (kwaliteits)eisen van m.e.r. Neem in de planning ruimte op voor de inzet van een bege­leidingsgroep.

Maak afspraken over gebruik en uitwisselen van informatie

Een m.e.r.-procedure impliceert het gebruik van veel gegevens en informatie. Essentieel voor de kwaliteit is dat alle betrokkenen kunnen beschikken over dezelfde informatie en dat duidelijk is wat de status is van deze informatie. Spreek daarom procedures af over het gebruik van informatie en over de plaats en vorm waar deze wordt opgeslagen. Richt hiertoe eventueel een eigen plek in op uw computernetwerk of op internet.

Voorkom zo veel mogelijk dat informatie uitsluitend 'tussen de oren' van de leden van het projectteam aanwezig is.

Kwaliteit en participatie

Niet alleen inhoudelijke kwaliteit is van belang, ook de momenten, de manier waarop en de onderwerpen waarover met de omgeving wordt gecommuniceerd is een onderdeel van de kwaliteit. Belangengroepen en inwoners uit de omgeving kunnen bovendien over informatie beschikken die relevant is voor het MER. Het op een goede manier betrekken van de omgeving draagt er toe bij dat deze informatie ten goede komt aan de inhoudelijke kwaliteit van het MER (zie webpagina's Participatie).