Controversiële projecten: investeer in het proces

Hoe controversiëler, hoe meer aandacht het proces behoeft

Naarmate projecten controversiëler zijn, moet er meer nadruk op het proces komen. Dit wordt, zeker bij vervolgbesluiten, nog wel eens vergeten. Men gaat er gemakshalve vanuit dat in eerdere trajecten alle emoties zijn verwerkt en dat er weer op een ‘business as usual'- manier verder gegaan kan worden. Al snel zullen oude wonden echter weer open gaan!

Het bieden van meer inzicht in de afwegingen door het (tijdig!) betrekken van een klankbordgroep met een vertegenwoordiging van de belangrijkste belangengroepen bij de onderzoeken en planvorming, is een voorbeeld van een dergelijke aandacht voor proces. Ook het organiseren van bijeenkomsten waar de focus ligt op algemene toelichting op het proces en omwonenden de ruimte krijgen om zorgen te uiten, is een veel gebruikte werkvorm. Hiermee wordt de kans vergroot dat in latere bijeenkomsten een meer constructieve dialoog ontstaat; men heeft immers al stoom kunnen afblazen.

Aandacht voor het proces betekent ook daadwerkelijke interactie bevorderen door ateliers te organiseren en andere interactieve werkvormen toe te passen. Verleid kritische belangenorganisaties en personen tot een constructieve bijdrage door gezamenlijk te zoeken naar verbeteringen en beperking van negatieve effecten. Dat is bij controversiële projecten niet gemakkelijk, onder meer doordat zorg en emoties vaak aan de orde zijn.

Burger en het project: twee verschillende werelden

Het is goed te beseffen dat de burger geen boodschap heeft aan de projectstappen en de reikwijdte van een project. Dat is niet de wereld van de burger. Fundamentele discussies over nut en noodzaak zullen daarom steeds terugkeren en het project wordt vaak in een brede context gezet. Wees hierover tolerant, maar leid de discussie vervolgens weer terug naar het te nemen besluit.

Ook is het goed te beseffen dat waar de expert het over een ‘interessant project' heeft, de burger ditzelfde interessante project als regelrechte bedreiging van kernwaarden als veiligheid en welbevinden ervaart.

Het is verstandig bij controversiële projecten ondersteuning te zoeken van professionele communicatieadviseurs of procesmanagers binnen of buiten de eigen organisatie.

Dossiervorming is essentieel

Veel belanghebbenden zijn blijvend betrokken bij een project. Vaak kennen zij het dossier beter dan de projectmedewerkers. Dat is een risico bij met name de beperkte procedures, die immers vaak een vervolg zijn op eerdere procedures. Zorg daarom voor goede kennis van het voorafgaande en de opbouw van een goed projectdossier op basis van het voorafgaande. Dit dossier moet in elk geval bevatten:

• een overzicht van het gevoerde (voorafgaande) proces met de verschillende werkstappen;
• uitnodigingslijsten, presentielijsten en notulen/beslispunten van openbare bijeenkomsten zoals werkateliers, inspraakavonden;
• afrondende en concluderende documenten;
• verslaglegging van gevoerde individuele gesprekken of gesprekken in klein verband. Met wie is wanneer waarover gesproken en wat was de uitkomst? Liefst per mail of brief (traceerbaar dus) dergelijke gesprekken aankondigen en bevestigen.

Niet alleen moet een goed proces doorlopen worden, maar voor de wettelijk verplichte stappen moet dat in een eventuele beroepsprocedure ook aannemelijk gemaakt worden!

Kortom...

Samengevat houdt een doordacht proces bij controversiële projecten het volgende in:

• Het proces is afgestemd op de gevoeligheid van een project. Hoe gevoeliger, des te meer aandacht voor proces en menselijke interactie gewenst is.
• Ga er niet automatisch van uit dat zorg en emoties in voortrajecten zijn weggenomen. Wees alert en geef ook ruimte voor zorg en emoties.
• Wees tolerant tegenover terugkerende oude discussies (ga ze niet uit de weg), maar breng vervolgens de discussie wel terug naar het te nemen besluit.
• Menselijke interactie (gesprekken, dialogen), liefst kleinschalig, staat centraal. Schriftelijke informatie-uitwisseling (zienswijzen, nota van wijzigingen) geeft minder kans op begrip en draagvlak.
• Zorg voor een goed dossier.