Participatie in de beperkte procedure: de belangrijkste aanbevelingen op een rij

• Hoe intensief?Een beperkte procedure betekent niet automatisch beperkte participatie. Ook beperkte procedures kunnen over zeer gevoelige thema's zijn. Zorg voor maatwerk op basis van inhoudelijke overwegingen.
• Markeer de thema's die aan bod komen. Bij de beperkte procedure is vaak sprake van een vervolg op eerdere besluiten. Begin dan ook met aan te geven: waar waren we ook alweer gebleven? Wees tolerant bij omwonenden die oude discussies terughalen, maar leid de discussie dan weer terug naar het te nemen besluit.
• Werkvormen.Zoek interactieve werkvormen waarbij belanghebbenden zelf ook aan de slag moeten met oplossingen. Dat leidt tot een constructievere verhouding dan passief een verhaal moeten aanhoren en dan reageren. Bij participatieprocessen is de vorm voor participanten overigens minder belangrijk dan werkelijke deelname aan het proces en de inhoud. Professionele, sobere en doelmatige werkvormen worden gewaardeerd. Té gelikte werkvormen en processen worden gewantrouwd.
• Continuïteit en dossiervorming . Als er sprake is van een vervolgbesluit, zorg dan voor een goede overdracht van dossiers en van kennis over het krachtenveld. Omwonenden zijn vaak beter op de hoogte van het project dan (nieuwe) projectleiders.

Voorbeelduitwerking Participatie World Café

De werkvorm World Café is een goede basis waar vanuit specifieke werkvormen kunnen worden ontwikkeld. De World Café werkvorm bestaat uit een aantal tafels met 5-8 deelnemers en een gespreksleider per tafel. Bij iedere tafel wordt een thema besproken. Er zijn een aantal rondes en bij iedere ronde wisselen de deelnemers van tafel (en spreken dus steeds over een ander thema). De gesprekleider blijft zitten en is de constante factor. Op de tafel liggen flip-overs en viltstiften en de gespreksleider schrijft opmerkingen en uitkomsten op de flip-over. De setting is informeel.

Er zijn globaal twee doelen waarbij de techniek gebruikt kan worden:

• creativiteit losmaken in de groepen bijvoorbeeld voor ontwerpen en oplossingen;
• consensus bereiken in groepen over bijvoorbeeld waarden, wensen of oplossingen;

Bij het eerste doel (creativiteit) richt de gespreksleider zich vooral op het stimuleren van deelnemers bij het verzinnen van bijvoorbeeld oplossingen of het maken van ontwerpen. Hij gebruikt de inbreng van de ene deelnemer om andere deelnemers te stimuleren. Er worden in beginsel geen keuzen gemaakt; alles is nog bruikbaar. De gespreksleider schrijft interessante inbreng op het vel. Die output van de ene ronde is vervolgens input voor de volgende ronde. Ook daar gebruikt de gespreksleider de output om nieuwe ideeën in de nieuwe groep los te maken.

Bij het tweede doel (consensus) zoekt de gespreksleider vooral naar de ‘rode draad' in de groep. De gespreksleider schrijft interessante conclusies, ideeën en gemeenschappelijke meningen op het vel. Bij meningsverschillen wordt vooral gekeken waar men het wel over eens is. En dat wordt als uitgangspunt genomen voor een gesprek. De output van de ene ronde wordt gebruikt om de nieuwe ronde een aftrap te geven. De gespreksleider geeft deze aftrap. Omdat de output niet besmet is met ‘verdachte afzenders', zal de nieuwe groep deze output eerder op waarde beoordelen en waardevrij gebruiken in de discussie. Gaandeweg zal de ‘rode draad' door veel deelnemers omarmd worden en als gemeenschappelijke conclusie kunnen worden voorgesteld.

Het is verstandig om plenair af te ronden met conclusies. Wat gaat er gebeuren met de output? En bij consensus-workshop: wat is de rode draad in de meningen? En wat zijn de belangrijkste afwijkende opinies?

De beide werkvormen kunnen ook in één bijeenkomst gebruikt worden, bijvoorbeeld: eerst twee rondes van drie kwartier waarin creativiteit voorop staat, dan twee rondes van een half uur gericht op consensus over de meest waardevolle oplossingen en ideeën.

De succesfactoren van World Café zijn:

• Kleinschaligheid waardoor niet alleen de expliciete, extroverte deelnemers, maar ook introverte deelnemers aan bod kunnen komen. Een thema wordt daardoor breder besproken.
• Input van deelnemers is deels anoniem waardoor de inbreng op waarde wordt beschouwd en niet op basis van ‘wie het gezegd heeft'.
• Informele setting waardoor deelnemers makkelijker met elkaar in gesprek gaan.
• Constructieve setting. De gespreksleider moet zich vooral richten op stimuleren van creativiteit (als de werkvorm een creatief doel heeft) of het richten op de gemeenschappelijke belangen (als de werkvorm een oplossingsgericht doel heeft).