De praktijk: een scala aan werkvormen

Professioneel, maar niet té gelikt

Over het algemeen worden professionele, doelmatige en tegelijkertijd sobere werkvormen gewaardeerd (met kaarten, tekeningen, flip-overs en zakelijke powerpointpresentaties). Té veel presentatietechniek of nadruk op modieuze werkvormen hebben het risico in zich dat mensen dit ervaren als propaganda of manipulatie. Gebruik virtual reality of artists impressions bijvoorbeeld om een plan te verduidelijken, niet om het te verkopen.

Naast té mooie beelden, is er met de komst van de computer ook nog een ander probleem ontstaan. Een ontwerp wordt nu direct in strakke lijnen ontworpen. Het is niet meer in één oogopslag duidelijk of het ontwerp in de fase van ‘houtskoolschets' zit, of in de fase ‘definitief ontwerp'. Burgers hebben dan ook vaak de indruk dat het ontwerp in een vroegtijdig stadium al vastligt. Wees er daarom op bedacht dat beelden een zeer krachtige werking hebben op de omgeving.

Voorbeeld: bij de bepaling van tracé van een dijklichaam had de projectleider een ruw ontwerp in een ontwerpprogramma laten maken voor intern gebruik. Hij nam dit gemakshalve op in een powerpointpresentatie voor de omgeving. Dit zag er toch zo professioneel uit dat het driedimensionale beeld door de zaal als definitief werd beschouwd en er werd heftig op gereageerd.

Aandachtspunten bij het werken in groepen

In veel gevallen is het voldoende kleine groepen te maken en onder leiding van een gespreksleider om de tafel te gaan zitten met kaarten, tekeningen en andere documentatie. Door te vragen naar wensen en waarden, deze op flip-overvellen te noteren en met de groep te bespreken en door samen te schetsen, ontstaat er langzamerhand een beeld van de belangen van de omgeving.

Belangrijk bij de werkvormen is het volgende:

• Werkvormen die gericht zijn op actief ‘meescheppen' of ‘meedenken' (ateliers) verlopen meestal in een constructievere sfeer dan werkvormen waarbij deelnemers reactief moeten zijn (de deskundige presenteert en de zaal reageert). Ook bij zeer kritische groepen zijn scheppende werkvormen aantrekkelijk. Slechts weinigen kunnen de verleiding van een ontwerp-atelier weerstaan. Dit vraagt wel wederzijds vertrouwen. Wees daarom transparant over de aanpak, de mogelijkheden tot inbreng en het vervolgtraject.
• Als dat mogelijk is: hou de groepen klein. Maximaal 10-15 personen. Dat beperkt het risico van polarisatie in grotere groepen door groepsdruk.
• Zorg ervoor dat alle deelnemers in een werksessie aan bod komen. Ook van nature introverte deelnemers kunnen immers een goede bijdrage leveren, maar die moeten wel uitgedaagd worden. Vraag eens rond of iedereen het eens is met een uitgesproken mening.
• Zorg voor verslaglegging en vertaal de uitkomsten van inbreng naar (haalbare) ontwerp- en/of onderzoeksopgaven voor de deskundigen. Koppel later terug over de resultaten.
• Standpunten zijn niet zozeer interessant, belangen wel. Vraag dus door bij een standpunt: waarom dit standpunt? Waarom is dit zo belangrijk?
• Manipuleer niet.

Communicatie

Goede participatie gaat gepaard met goede communicatie - zonder schoonheidsfoutjes. Zo zijn aankondigingen en uitnodigingen van groot belang. U wilt immers geen gedoe over de vraag of iedereen wel of niet wist van een atelier of bijeenkomst. Hoe gevoeliger het project, des te belangrijker is een goede (en onberispelijke) communicatie. Ga dus na waar de doelgroepen zitten en of deze in redelijkheid op de hoogte kunnen zijn van bijeenkomsten. Zoek naar bijpassende communicatiemethoden (gemeentepagina, huis-aan-huisbrieven, via lokale vertegenwoordigers, enzovoort). Beter de een keer te veel gecommuniceerd, dan te weinig.

Voor meer informatie over communicatie bij grote projecten kunt u hier een onderzoek over vinden.

Procedures kunnen nogal wat tijd vergen. Overweeg daarom of tussentijdse (digitale) nieuwsbrieven en bijpraatbijeenkomsten eraan kunnen bijdragen dat het proces levend blijft. Langere perioden van radiostilte leiden tot ergernis en wantrouwen en kunnen moeizaam opgebouwd vertrouwen aantasten.

Hoewel deze werkvormen vaker gebruikt worden in intensieve participatieprocessen kunnen zij ook in sobere participatieprocessen worden toegepast. Constructieve werkvormen leiden wel tot verwachtingen over het vervolg: wat gaat er met de inbreng gebeuren? Terugkoppeling op enigerlei wijze is daarom sterk aan te bevelen om teleurstelling en weerstand te voorkomen.

Gebruik van internet en sociale media

Internet kan zeer nuttig zijn om omwonenden op een efficiënte wijze te betrekken bij een project en de participatie. Informatie kan snel en breed worden verspreid. Het maken van een speciale website is te overwegen, maar een website alleen is niet voldoende om de omwonenden betrokken en geïnformeerd te houden.

Zo zal het bezoek aan de website snel afnemen in een periode met weinig ontwikkelingen. Het risico bestaat dan dat omwonenden een belangrijke mededeling op de website missen. Het sturen van een ‘mail-alert' naar omwonenden (die zich daarvoor hebben aangemeld) met een link naar website verkleint dit risico.

Een veelgehoorde klacht is dat er bij projecten lange pauzes zijn in de communicatie. Dat geeft vaak onrust bij omwonenden. Mails, weblogs en andere sociale media kunnen dit communicatiegat opvullen en omwonenden geïnformeerd houden.

Belangrijk is toch dat er goed nagedacht worden over de boodschappen in deze ‘snelle' media. Misverstanden, fouten, hypes en geruchten kunnen immers razendsnel verspreid worden via de sociale media. Bij belangrijke mededelingen is het lezen van de mededeling door een ‘tweede lezer' aan te raden.

Incidenteel worden ook webfora gebruikt voor discussies en meningsvorming. Hierbij is het van groot belang dat de deelnemers bekend zijn (deelname via aanmelding!) en dat er een actieve moderator is die de discussies bewaakt op ongepast taalgebruik en gedrag. Anonieme scheldpartijen en het uit de hand lopen van discussies zijn een bekend risico.

Internet en sociale media zijn zeer geschikt als ondersteuning van het participatieproces. Speel toch op zeker en leun niet alleen op deze digitale technieken voor uitnodigingen van bijeenkomsten en het geven van belangrijke informatie. Combineer dit altijd met andere communicatietechnieken zoals huis-aan-huis-bladen, persoonlijke uitnodigingsbrieven en dergelijke. Bij de formele bekendmakingen is het verplicht om gebruik te maken van aankondigingen in kranten.

In de komende jaren zullen er ongetwijfeld meer digitale technieken hun intrede doen in de participatie. Het is verstandig deze ontwikkelingen te volgen en er zonodig gebruik van te maken. Voorlopig zijn deze technieken nog niet zover (en is de digitale participatie van de bevolking nog niet compleet) dat participatie volledig digitaal kan plaatsvinden.