Controversiële plannen of projecten: investeer in het proces

Neem voldoende aanloop tot de inhoud

Bij controversiële projecten loont het aandacht te geven aan een goede aanloop. Dat betekent niet alleen het maken van een omgevingsanalyse en/of participatieplan (zie webpagina de juiste doelgroepen aan tafel), maar ook het investeren in relaties met belangrijke doelgroepen bij aanvang van het project. Geef bij zeer gevoelige projecten de mogelijkheid stoom af te blazen. Bespreek vervolgens het proces alvorens in te gaan op het gestructureerd verkennen van de waarden en wensen. Een dergelijke aanloop kan bijvoorbeeld bestaan uit:

• bilaterale kennismakingsgesprekken met sleutelorganisaties: verken de gevoeligheden en het krachtenveld;
• een startbijeenkomst over het komende planproces met mogelijkheid tot uiten van zorgen (stoom afblazen) en wensen ten aanzien van proces;
• inhoudelijk atelier over waarden en wensen.

Gespreksonderwerpen bij de start van het proces

Bij aanvang van een dergelijk uitgebreid participatieproces zijn vier aspecten cruciaal:

• Proces en inhoud als onderwerp. Geef belanghebbenden de mogelijkheid over het proces te praten: wat wordt er onderzocht? Met welke methoden? Welke alternatieven worden beschouwd? Gaat er tussentijds overleg over de stand van zaken plaatsvinden? Een breed gedragen proces is een goede grondslag voor een gedragen inhoudelijke uitkomst.
• Wensen. Inventariseer de inhoudelijke wensen. Dit betreft de wensen ten aanzien van ruimtelijke inrichting, gebruik, beheersing en randvoorwaarden, zowel bij omwonenden, belangenorganisaties als de gebruikers.
• Waarden. Inventariseer de waarden: wat is in het specifieke geval van plan X of project Y waardevol voor de omwonenden en belangenorganisaties (natuur, beleving, erfgoed, milieukwaliteit)?
• Interactieve werkvormen. Zoek werkvormen die interactie bevorderen, zowel tussen ontwerpers en belanghebbenden, alsook tussen belanghebbenden onderling (zeker als de belanghebbenden verschillende, tegengestelde belangen hebben).

In de bovenstaande opsomming ontbreken ‘standpunten'. Standpunten (instemming, afwijzing) zijn weliswaar belangrijk om het krachtenveld te doorgronden, maar zijn minder relevant bij het vormgeven van het inhoudelijke deel van planvorming. ‘Wensen en waarden' kunnen daarbij wel een rol spelen. Wensen en waarden worden veelal in concrete termen naar voren gebracht (zoals behoud van een bomenlaan, geen geluidshinder, etc.). Vertaal deze concrete termen naar haalbare ontwerpopgaven (herplant van bomen, zoveel als mogelijk beperking extra geluid) en laat bij het resultaat zien hoe deze ontwerpopgaven in het ontwerp zijn geland. Onderzoek desnoods ook niet-haalbare alternatieven en varianten en maak zo aannemelijk dat deze redelijkerwijze niet haalbaar zijn.

Hoe controversiëler, hoe meer aandacht het proces behoeft

Naarmate plannen en projecten controversiëler zijn, moet er meer nadruk op het proces komen. Het bieden van meer inzicht in de afwegingen door het (tijdig!) betrekken van een klankbordgroep met een vertegenwoordiging van de belangrijkste belangengroepen bij de onderzoeken en planvorming is een voorbeeld van een dergelijke aandacht voor proces. Ook het organiseren van startbijeenkomsten waar de focus ligt op algemene toelichting op het planproces en belanghebbenden de ruimte krijgen om zorgen te uiten, is een veel gebruikte werkvorm. Hiermee wordt de kans vergroot dat in latere bijeenkomsten een meer constructieve dialoog ontstaat; men heeft immers al stoom kunnen afblazen.

Aandacht voor het proces betekent ook daadwerkelijke interactie bevorderen door ateliers te organiseren en andere interactieve werkvormen toe te passen. Verleid kritische belangenorganisaties en personen tot een constructieve bijdrage door gezamenlijk te zoeken naar verbeteringen en beperking van negatieve effecten. Dat is bij controversiële projecten niet gemakkelijk, onder meer doordat zorg en emoties vaak aan de orde zijn.

Burger en het project: twee verschillende werelden

Het is goed om te beseffen dat de burger geen boodschap heeft aan de projectstappen en de reikwijdte van een project. Dat is niet de wereld van de burger. Fundamentele discussies over nut en noodzaak zullen daarom steeds terugkeren en het project wordt vaak in een brede context gezet. Ook is het goed om te beseffen dat waar de expert het over een ‘interessant project' heeft, de burger dit zelfde interessante project als regelrechte bedreiging van kernwaarden als veiligheid en welbevinden ervaart.

Het is verstandig om bij controversiële projecten ondersteunt te worden door professionele communicatie- of participatieadviseurs of procesmanagers.

Verschuivende accenten gedurende het proces

De voorfase wordt gekenmerkt door begrippen als ‘verkenning', ‘interactie' en ‘inbreng'. Gaandeweg zal de planvorming echter meer vorm krijgen: de onderzoeken produceren resultaten, de alternatieven krijgen vorm, het inhoudelijke speelveld wordt duidelijk. De focus van de participatie verlegt zich dan ook naar aspecten als toetsing en oordeelsvorming: zijn de onderzoeken goed en volledig uitgevoerd? Zijn de alternatieven goed beschreven en onderzocht? De nadruk komt gaandeweg meer op informatieverstrekking te liggen, en minder op interactie.

Dossiervorming is essentieel

Veel belanghebbenden zijn blijvend betrokken bij een project. Vaak kennen zij het dossier beter dan de projectmedewerkers. Dat is een risico bij met name beroepsprocedures. Zorg daarom voor een goed projectdossier. Hierin moet in elk geval zitten:

Een overzicht van het gevoerde proces met de verschillende werkstappen;

• Uitnodigingslijsten, presentielijsten en notulen/beslispunten van openbare bijeenkomsten zoals werkateliers, inspraakavonden;
• Afrondende en concluderende documenten;
• Verslaglegging van gevoerde individuele gesprekken of gesprekken in klein verband. Met wie is wanneer waarover gesproken en wat was de uitkomst. Liefst per mail of brief (traceerbaar dus) dergelijke gesprekken aankondigen en bevestigen.

Het gaat niet alleen om het doorlopen van een goed proces, maar dit moet ook in beroepsprocedures aangetoond kunnen worden!

Kortom ...

Samengevat houdt een doordacht proces bij controversiële projecten het volgende in:

• Het proces is afgestemd op de gevoeligheid van een project. Hoe gevoeliger, des te meer aandacht voor proces en menselijke interactie gewenst is.
• In het voortraject ligt de focus op aandacht geven aan ‘zorg'. Vervolgens wordt - via interactieve werkvormen - gelegenheid geboden voor inbreng van suggesties en verzoeken omtrent het te doorlopen proces en inhoudelijke waarden en wensen.
• In het stadium waarin het MER en het ontwerp van het plan of besluit gereed zijn, verschuift de participatiefocus naar keuzes maken, verantwoording afleggen, informatievoorziening en oordeelsvorming.
• Menselijke interactie (gesprekken, dialogen), liefst kleinschalig, staat centraal. Schriftelijke informatie-uitwisseling (zienswijzen, nota van wijzigingen) geeft minder kans op begrip en draagvlak.
• Zorg voor een goed dossier.