De praktijk: een scala aan werkvormen

Professioneel, maar niet té gelikt

Over het algemeen worden professionele, doelmatige en tegelijkertijd sobere werkvormen gewaardeerd (met kaarten, tekeningen, flip-overs en zakelijke powerpoint-presentaties). Té veel presentatietechniek of nadruk op modieuze werkvormen hebben het risico in zich dat mensen dit ervaren als propaganda of manipulatie. Gebruik virtual reality of artists impressions bijvoorbeeld om een plan te verduidelijken, niet om het te verkopen.

Naast té mooie beelden, is er met de komst van de computer ook nog een ander probleem ontstaan. Een ontwerp wordt nu direct in strakke lijnen ontworpen. Het is niet meer in één oogopslag duidelijk of het ontwerp in de fase van ‘houtskoolschets' zit, of in de fase ‘definitief ontwerp'. Burgers hebben dan ook vaak de indruk dat het ontwerp in een vroegtijdig stadium al vastligt. Wees daarom bewust dat beelden een zeer krachtige werking hebben op de omgeving.

Voorbeeld: bij de presentatie van een stedenbouwkundig plan had de ontwerper op de drie-dimensionale presentatie de nieuwe gebouwen rood en de bestaande bebouwing grijs gekleurd. Dit om duidelijk te maken welke gebouwen nieuw gebouwd zouden worden. De nieuwe gebouwen waren als blokjes weergegeven. Hoewel zijn plan geheel in lijn was met de wensen van de omgeving, stemde de zaal massaal tegen het plan. Men vond rode, vierkante gebouwen namelijk niet mooi.

Aandachtspunten bij het werken in groepen

In veel gevallen is het voldoende kleine groepen te maken en onder leiding van een gespreksleider om tafel te gaan zitten met kaarten, tekeningen en andere documentatie. Door te vragen naar wensen en waarden, deze op flip-overvellen te noteren en met de groep te bespreken en door samen te schetsen, ontstaat er langzamerhand een beeld van de belangen van de omgeving.

Belangrijk bij de werkvormen is het volgende:

• Werkvormen die gericht zijn op actief ‘meescheppen' of ‘meedenken' (ateliers) verlopen meestal in een constructievere sfeer dan werkvormen waarbij deelnemers reactief moeten zijn (de deskundige presenteert en de zaal reageert). Ook bij zeer kritische groepen zijn scheppende werkvormen aantrekkelijk. Slechts weinigen kunnen de verleiding van een ontwerp-atelier weerstaan. Dit vraagt wel wederzijds vertrouwen. Wees daarom transparant over de aanpak, de mogelijkheden tot inbreng en het vervolgtraject.
• Als dat mogelijk is: hou de groepen klein. Maximaal 10-15 personen. Dat beperkt het risico van polarisatie in grotere groepen door groepsdruk.
• Zorg ervoor dat alle deelnemers in een werksessie aan bod komen. Ook van nature introverte deelnemers kunnen immers een goede bijdrage leveren, maar die moeten wel uitgedaagd worden. Vraag eens rond of iedereen het eens is met een uitgesproken mening.
• Zorg voor verslaglegging en vertaal de uitkomsten van inbreng naar (haalbare) ontwerp- en/of onderzoeksopgaven voor de deskundigen. Koppel later terug over de resultaten.
• Standpunten zijn niet zozeer interessant, belangen wel. Vraag dus door bij een standpunt: waarom dit standpunt? Waarom is dit zo belangrijk?
• Manipuleer niet.

Communicatie

Goede participatie gaat gepaard met goede communicatie - zonder schoonheidsfoutjes. Zo zijn aankondigingen en uitnodigingen van groot belang. U wilt immers geen ‘gedoe' over de vraag of iedereen wel of niet wist van een atelier of bijeenkomst. Hoe gevoeliger het project, des te belangrijker is een goede (en onberispelijke) communicatie. Ga dus na waar de doelgroepen zitten en of deze in redelijkheid op de hoogte kunnen zijn van bijeenkomsten. Zoek naar bijpassende communicatiemethoden (gemeentepagina, huis-aan-huisbrieven, via lokale vertegenwoordigers, enzovoort). Beter de eerste keer te veel gecommuniceerd, dan te weinig.

Voorbeeld: bij een dijkversterkingproject werd een inlegvel met een uitnodiging in een huis-aan-huis blad gestoken en door de krantenjongen rond gebracht. Bij het begin van de avond ontstond er toch veel rumoer: veel mensen bleken geen uitnodiging te hebben ontvangen. Na een tijdje bleek dat zij een Nee-Nee-sticker op de brievenbus hadden en dus geen huis-aan-huis krant ontvingen.

Procedures kunnen nogal wat tijd vergen. Overweeg daarom of tussentijdse (digitale) nieuwsbrieven en bijpraatbijeenkomsten eraan kunnen bijdragen dat het proces levend blijft. Langere perioden van radiostilte leiden tot ergernis en wantrouwen en kunnen moeizaam opgebouwd vertrouwen aantasten.

Gebruik van internet en sociale media

Internet kan zeer nuttig zijn om omwonenden op een efficiënte wijze te betrekken bij een project en de participatie. Informatie kan snel en breed worden verspreid. Het maken van een speciale website is te overwegen, maar een website alleen is niet voldoende om de omwonenden betrokken en geïnformeerd te houden.

Zo zal het bezoek aan de website snel afnemen in een periode met weinig ontwikkelingen. Het risico bestaat dan dat omwonenden een belangrijke mededeling op de website missen. Het sturen van een ‘mail-alert' naar omwonenden (die zich daarvoor hebben aangemeld) met een link naar website verkleint dit risico.

Een veelgehoorde klacht is dat er bij projecten lange pauzes zijn in de communicatie. Dat geeft vaak onrust bij omwonenden. Mails, weblogs en andere sociale media kunnen dit communicatiegat opvullen en omwonenden geïnformeerd houden.

Belangrijk is toch dat er goed nagedacht worden over de boodschappen in deze ‘snelle' media. Misverstanden, fouten, hypes en geruchten kunnen immers razendsnel verspreid worden via de sociale media. Bij belangrijke mededelingen is het lezen van de mededeling door een ‘tweede lezer' aan te raden.

Incidenteel worden ook webfora gebruikt voor discussies en meningsvorming. Hierbij is het van groot belang dat de deelnemers bekend zijn (deelname via aanmelding!) en dat er een actieve moderator is die de discussies bewaakt op ongepast taalgebruik en gedrag. Anonieme scheldpartijen en het uit de hand lopen van discussies zijn een bekend risico.

Internet en sociale media zijn zeer geschikt als ondersteuning van het participatieproces. Ga toch voor ‘zeker' en leun niet alleen deze digitale technieken voor uitnodigingen van bijeenkomsten en het geven van belangrijke informatie. Combineer dit altijd met andere communicatietechnieken zoals huis-aan-huis-bladen, persoonlijke uitnodigingsbrieven en dergelijke. Bij de formele bekendmakingen is het verplicht om gebruik te maken van aankondigingen in kranten.

In de komende jaren zullen er ongetwijfeld meer digitale technieken hun intrede doen in de participatie. Het is verstandig om deze ontwikkelingen te volgen en zonodig te gebruiken. Voorlopig zijn deze technieken nog niet zover (en is de digitale participatie van de bevolking nog niet compleet) dat participatie volledig digitaal kan plaatsvinden.

World Café

De werkvorm World Café is een goede basis waar vanuit specifieke werkvormen kunnen worden ontwikkeld.

De World Café werkvorm bestaat uit een aantal tafels met 5-8 deelnemers en een gesprekleider per tafel. Bij iedere tafel wordt een thema besproken. Er zijn een aantal rondes en bij iedere ronde wisselen de deelnemers van tafel (en spreken dus steeds over een ander thema). De gesprekleider blijft zitten en is de constante factor. Op de tafel liggen flip-overs en viltstiften en de gespreksleider schrijft opmerkingen en uitkomsten op de flip-over. De setting is informeel.

Er zijn globaal twee doelen waarbij de techniek gebruikt kan worden:
- Creativiteit losmaken in de groepen bijvoorbeeld voor ontwerpen en oplossingen;
- Consensus bereiken in groepen over bijvoorbeeld waarden, wensen of oplossingen;

Bij het eerste doel (creativiteit) richt de gespreksleider zich vooral op het stimuleren van deelnemers bij het verzinnen van bijvoorbeeld oplossingen of maken van ontwerpen. Hij gebruikt de inbreng van de ene deelnemer om andere deelnemers te stimuleren. Er worden in beginsel geen keuzen gemaakt; alles is nog bruikbaar. De gespreksleider schrijft interessante inbreng op het vel. Die output van de ene ronde is vervolgens input voor de volgende ronde. Ook daar gebruikt de gespreksleider de output om nieuwe ideeën in de nieuwe groep los te maken.

Bij het tweede doel (consensus) zoekt de gespreksleider vooral naar de ‘rode draad' in de groep. De gespreksleider schrijft interessante conclusies, ideeën en gemeenschappelijke meningen op het vel. Bij meningsverschillen wordt vooral gekeken waar men het wel over eens is. En dat wordt als uitgangspunt genomen voor een gesprek. De output van de ene ronde wordt gebruikt om de nieuwe ronde een aftrap te geven. De gespreksleider geeft deze aftrap. Omdat de output niet besmet is met ‘verdachte afzenders', zal de nieuwe groep deze output eerder op waarde beoordelen en waardevrij gebruiken in de discussie. Gaandeweg zal de ‘rode draad' door veel deelnemers omarmd worden en als gemeenschappelijke conclusie kunnen worden voorgesteld.

Het is verstandig om plenair af te ronden met conclusies. Wat gaat u doen met de output? En bij consensus-workshop: wat is de rode draad in de meningen? En wat zijn de belangrijkste afwijkende opinies?

De beide werkvormen kunnen ook in één bijeenkomst gebruikt worden, bijvoorbeeld: eerst twee rondes van drie kwartier waar creativiteit voorop staat, dan twee rondes van een half uur gericht op consensus over de meest waardevolle oplossingen en ideeën.
De succesfactoren van World Café zijn:

• Kleinschaligheid waardoor niet alleen de expliciete, extroverte deelnemers, maar ook introverte deelnemers aan bod kunnen komen. Een thema wordt daardoor breder besproken;
• Input van deelnemers is deels anoniem waardoor de inbreng op waarde wordt beschouwd en niet op basis van ‘wie het gezegd heeft';
• Informele setting waardoor deelnemers makkelijker met elkaar in gesprek gaan;
• Constructieve setting. De gespreksleider moet zich vooral richten op stimuleren van creativiteit (als de werkvorm een creatief doel heeft) of het richten op de gemeenschappelijke belangen (als de werkvorm een oplossingsgericht doel heeft).