Advies aan initiatiefnemer en bevoegd gezag: zorg voor advies over reikwijdte & detailniveau

Keuzevrijheid, weinig tijd

De beperkte m.e.r.-procedure geeft het bevoegd gezag in het voortraject veel vrijheid, behalve ten aanzien van de planning. Als het bevoegd gezag ervoor kiest een advies over de inhoud van het MER te geven, moet dat uiterlijk 12 weken na de mededeling plaatsvinden. Gezien de stappen die moeten worden gezet om zo'n advies te geven is deze tijd erg kort.

Toch is het voor een goede en vlotte afwikkeling van de m.e.r.-procedure aan te bevelen om in principe in alle gevallen een advies over reikwijdte & detailniveau te geven. De initiatiefnemer is immers gebaat bij duidelijkheid, en dat geldt ook voor het bevoegd gezag. In elk geval is van belang op dit punt zo snel mogelijk een knoop door te hakken. De periode van maximaal 12 weken is te kort om ook nog eerst te gaan wikken en wegen over het al dan niet afgeven van een advies en het al dan niet inschakelen van de Commissie m.e.r.

Aan initiatiefnemers wordt geadviseerd tijdig - ruim voor de formele mededeling - in overleg te gaan met het bevoegd gezag. De periode waarin het vooroverleg plaatsvindt kan door het bevoegd gezag worden gebruikt om het interne proces te organiseren, zodat na ontvangst van de formele mededeling een vliegende start kan worden gemaakt met het raadplegen van adviseurs.

Welke aanpak kan worden gevolgd?

Onderdeel van het proces dat moet leiden tot een advies over reikwijdte & detailniveau is het consulteren van adviseurs en bestuursorganen en in voorkomende gevallen ook omwonenden (zie webpagina's Participatie). Een efficiënte aanpak van deze consultatie is gediend met een goede beschrijving van doel, kaders, bandbreedte voor alternatieven, mogelijke milieugevolgen en voorgenomen milieuonderzoeken. U kunt deze beschrijving bijvoorbeeld presenteren in de vorm van een concept-advies over reikwijdte & detailniveau.

Gebruikelijk is om de te raadplegen adviseurs en bestuursorganen schriftelijk om reacties te vragen, door middel van een brief en een verzoek om binnen een bepaalde termijn te reageren. Omdat voor de consultatie geen vorm en termijn is vastgelegd kan ook een andere werkwijze worden gevolgd. De consultatie van adviseurs en overheidsorganen kan ook plaatsvinden in de vorm van een overleg met vertegenwoordigers van de betrokken instanties. De reacties worden in een verslag opgenomen, dat voor akkoord wordt rondgestuurd. Een dergelijke aanpak kan tijdwinst opleveren; een inhoudelijke discussie kan ook bijdragen aan de kwaliteit van het advies. Probeer een aanpak te bedenken die het beste past bij de vraagstelling én de beschikbare tijd.

Maak algemene afspraken

De periode van maximaal 12 weken is te kort om, na binnenkomst van een melding, per project een afweging te maken over de aanpak. Het verdient daarom aanbeveling om als overheidsorganisatie algemene werkwijze te maken over de aanpak en de te volgen interne procedures. Deze afspraken kunnen bijvoorbeeld worden vastgelegd in een draaiboek, een checklist van te raadplegen adviseurs en afspraken over de gevallen waarin de Commissie m.e.r. moet worden geraadpleegd. Ook kunnen interne spelregels worden opgesteld over de bestuurlijke afhandeling. In de meeste gevallen bekleedt het dagelijks bestuur (in gemeenten: B&W) de rol van bevoegd gezag, zodat de lijnen kort kunnen zijn. Eventueel kunnen bevoegdheden ook worden gemandateerd, bijvoorbeeld aan een afdelingshoofd.

Coördinatie

Het kan voorkomen dat één MER noodzakelijk is voor verschillende vergunningen, waarbij verschillende instanties als bevoegd gezag zijn betrokken. Dat vraagt om een gecoördineerde aanpak. Ook hiervoor geldt: signaleer dit in het voortraject en probeer voorafgaand aan de formele melding onderling afspraken te maken over de aanpak van de coördinatie. Veelal heeft u te maken met een beperkt aantal collega-bevoegd gezagen. Het verdient dan aanbeveling om gezamenlijke algemene afspraken te maken over de aanpak en onderlinge rolverdeling in gevallen dat gezamenlijk procedures moeten worden doorlopen (zie webpagina's Regie).

Inhoud

Een algemeen aandachtspunt is dat een advies over reikwijdte & detailniveau het karakter van een voorstel voor een onderzoeksagenda moet hebben. Uit het advies moet dit duidelijk naar voren komen. Het verdient aanbeveling in een advies over reikwijdte & detailniveau in elk geval de volgende elementen op te nemen:

• informatie over het ‘waarom' van het project waarvoor de procedure gestart wordt;
• een voorstel voor de te onderzoeken alternatieven;
• een overzicht van de milieuaspecten die - vooral - aandacht zullen moeten krijgen.

Ook vooraf uitkomsten van consultatie vastleggen

Als wordt gekozen voor het geven van een advies over reikwijdte & detailniveau is het verplicht om adviseurs en betrokken bestuursorganen hierover te consulteren. Dat is natuurlijk niet voor niets voorgeschreven. Het idee is dat op die manier de meedenkkracht van andere betrokkenen wordt benut en al in een vroeg stadium inzichten en ideeën naar voren worden gebracht. Daar kan dan later - bij het opstellen van het MER - van geprofiteerd worden.

U kunt de binnengekomen adviezen niet louter voor kennisgeving aannemen. U zult ze in elk geval intern moeten beoordelen en betrekken bij het advies over reikwijdte en detailniveau: hebben de opmerkingen van adviseurs en bestuursorganen consequenties voor de voorgestelde onderzoeksagenda? Maar daarmee is de kous nog niet af. Immers, iedereen die in dit stadium van de procedure de moeite neemt om te reageren, verwacht dat er vervolgens ook iets met die reactie gebeurt. Het is niet verplicht de uitkomsten van de consultatie schriftelijk vast te leggen, maar het is in het algemeen wel verstandig dit toch te doen én over het resultaat daarvan op de een of andere manier te berichten. Ga maar na: indien u zelf als overheidsinstantie op het verzoek van een andere overheidsinstantie reageert, verwacht u ook dat u daar nog wat van terughoort. In de module participatie zijn diverse voorbeelden gegeven over hoe u insprekers en adviseurs interactief kunt betrekken bij uw m.e.r.-procedure (zie webpagina: De praktijk: een scala aan werkvormen).

Een bundeling én analyse van de ontvangen reacties heeft u in elk geval nodig voor intern gebruik. Het hoeft niet veel moeite te kosten een dergelijk stuk ook geschikt te maken voor externe lezers. In de praktijk wordt de beantwoording van de reacties door of namens het bestuur gedaan, dit is echter niet verplicht. Bij het bepalen van de vorm ervan bent u in ieder geval volledig vrij. Van belang is vooral dat u beseft dat het inwinnen van zienswijzen en het consulteren van adviseurs en bestuursorganen bepaalde verwachtingen oproept, zeker als die door het bestuur zijn vastgesteld. Denk na over hoe u die verwachtingen kunt inlossen. Als u de Commissie voor de milieueffectrapportage heeft ingeschakeld in het voortraject willen zij in ieder geval ook deze inspraakreacties ontvangen, zodat ze dit mee kunnen nemen in hun advies.