Initiatiefnemer en bevoegd gezag is gelijk: toch een notitie over reikwijdte en detailniveau?

Waarom een notitie?

Bij de uitgebreide m.e.r.-procedure voor plannen is altijd sprake van een dubbelrol waarbij een overheidsinstantie zowel initiatiefnemer als bevoegd gezag is. Dat is ook de situatie die het meest voorkomt bij de toepassing van de uitgebreide m.e.r.-procedure op projecten.

Een overheidsinstantie die tegelijk initiatiefnemer en bevoegd gezag is, is niet verplicht ideeën, adviezen en/of afspraken over reikwijdte en detailniveau op papier te zetten. Het heeft echter voordelen dit toch te doen. Het advies aan het bevoegd gezag is dan ook om in het voortraject een notitie over reikwijdte en detailniveau te maken. Doet u dit inderdaad, dan is het raadzaam meteen bij de start van de procedure met deze notitie naar buiten te treden. In dat geval kan de notitie de volgende functies vervullen:

• De notitie brengt ordening aan in de gedachtewisseling die in het voortraject plaatsvindt. Als bevoegd gezag neemt u dan duidelijk het voortouw: u doet als eerste een voorstel voor de afbakening van reikwijdte en detailniveau. De andere betrokkenen kunnen hierop reageren, en u verschaft die anderen een houvast en vertrekpunt voor hun reacties.
• De notitie geeft sturing aan het te verrichten onderzoek: ze fungeert als onderzoeksplan of onderzoeksagenda.
• De notitie kan na voltooiing van het MER gebruikt worden om te beoordelen of het onderzoek inderdaad de informatie heeft opgeleverd die vooraf noodzakelijk werd geacht.

Inhoud

Het verdient aanbeveling in een notitie over reikwijdte en detailniveau in elk geval de volgende elementen op te nemen:

• het ‘waarom' van het plan of project waarvoor de procedure gestart wordt;
• een voorstel voor de te onderzoeken alternatieven;
• een overzicht van de milieuaspecten die - vooral - aandacht zullen krijgen.

Hoe uitgebreid of juist beknopt elk van deze elementen in de notitie wordt uitgewerkt, verschilt van geval tot geval.

Ook vooraf uitkomsten van zienswijzen en consultatie vastleggen

De verplichting om zienswijzen in te winnen over het voornemen en de reikwijdte en detailniveau en om adviseurs en bestuursorganen hierover te consulteren, is natuurlijk niet voor niets voorgeschreven. Het idee is dat op die manier de meedenkkracht van andere betrokkenen wordt benut en al in een vroeg stadium inzichten en ideeën naar voren worden gebracht. Daar kan dan later - bij het opstellen van het MER - van geprofiteerd worden.

U kunt de binnengekomen reacties niet louter voor kennisgeving aannemen. U zult ze in elk geval intern moeten beoordelen: hebben de zienswijzen en de opmerkingen van adviseurs en bestuursorganen consequenties voor de door u voorgestelde onderzoeksagenda? Maar daarmee is de kous nog niet af. Immers, iedereen die in dit stadium van de procedure de moeite neemt om te reageren, verwacht dat er vervolgens ook iets met die reactie gebeurt. Het is niet verplicht de uitkomsten van de zienswijzen en consultatie schriftelijk vast te leggen, maar het is in het algemeen wel verstandig dit toch te doen én over het resultaat daarvan op de een of andere manier terug te berichten. Ga maar na: indien u zelf als overheidsinstantie op het verzoek van een andere overheidsinstantie reageert, verwacht u ook dat u daar nog wat van terughoort. In de module participatie zijn diverse voorbeelden gegeven over hoe u insprekers en adviseurs interactief kunt betrekken bij uw m.e.r.-procedure.

Een bundeling én analyse van de ontvangen reacties heeft u in elk geval nodig voor intern gebruik. Het hoeft niet veel moeite te kosten een dergelijk stuk ook geschikt te maken voor externe lezers. In de praktijk wordt de beantwoording van de reacties door of namens het bestuur gedaan, dit is echter niet verplicht. Bij het bepalen van de vorm ervan bent u in ieder geval volledig vrij. Van belang is vooral dat u beseft dat het inwinnen van zienswijzen en het consulteren van adviseurs en bestuursorganen bepaalde verwachtingen oproept, zeker als die door het bestuur zijn vastgesteld. Denk na over hoe u die verwachtingen kunt inlossen. Als u de Commissie voor de milieueffectrapportage heeft ingeschakeld in het voortraject willen zij in ieder geval ook deze inspraakreacties ontvangen, zodat ze dit mee kunnen nemen in hun advies.