Praktische aandachtspunten

Status van een notitie over reikwijdte en detailniveau

Een notitie over reikwijdte en detailniveau heeft geen formele status: u bent er niet toe verplicht en anderen kunnen er geen rechten aan ontlenen. U kunt dit zekerheidshalve in de inleiding van de notitie vermelden.

Omvang

Een algemeen na te streven paginalimiet is niet te geven, maar u kunt in eerste instantie het beste uitgaan van een stuk van 10 tot 15 pagina's. Het is goed in elk geval te bedenken dat een advies over reikwijdte en detailniveau vooral een voorstel voor een onderzoeksagenda is, en niet zoiets als een eerste concept-versie van het MER. Lange opsommingen van allerlei beleidsdocumenten en wetten en regelingen kunnen bijvoorbeeld gerust achterwege blijven. En bij het beschrijven van te onderzoeken milieuaspecten volstaat in veel gevallen een korte toelichting bij de belangrijkste issues en kunt u bij alle overige aspecten volstaan met een korte opsomming.

Verspreiding

U bent niet verplicht de notitie ter inzage te leggen. Maar omdat de notitie onder meer als doel heeft sturing te geven aan de zienswijzen en aan de raadpleging van adviseurs en bestuursorganen, is het wel noodzakelijk dat men de notitie eenvoudig kan bemachtigen. Dat is bijvoorbeeld goed te bewerkstelligen door de notitie toegankelijk te maken via een website. Daar kunt u dan naar verwijzen in de formele kennisgeving.

Naamgeving

In de naamgeving moet natuurlijk in elk geval de naam van het project of plan voorkomen, en daarnaast een aanduiding van de notitie. ‘Notitie reikwijdte en detailniveau' is op zichzelf een adequate benaming, zij het dat ‘reikwijdte en detailniveau' en nogal technische vakterm is. U kunt ook een benaming kiezen die beter duidelijk maakt wat het karakter is van de notitie.

Bijvoorbeeld iets als: "Milieueffectrapportage bestemmingsplan Zuiderschans
"Notitie over de inhoud van het milieueffectrapport"

Het is raadzaam in de naamgeving van de notitie termen als ‘startnotitie' of ‘richtlijnen' te vermijden. Dat zou associaties oproepen met formele stappen die voorheen onderdeel uitmaakten van de m.e.r.-procedure, maar die sinds de wijziging van de regelgeving per 1 juli 2010 niet meer aan de orde zijn.

Expliciet vragen om advies over de inhoud van het milieueffectrapport

In het voortraject is het vooral van belang de inhoud van het te verrichten onderzoek af te bakenen. Zienswijzen en reacties van geraadpleegde adviseurs en bestuursorganen zijn vooral bruikbaar wanneer er voorstellen voor aanscherping van de uit te voeren onderzoeken in naar voren worden gebracht. Met de reactie dat men vóór of tégen het plan of project is, valt in dit stadium niet zo veel te beginnen. Het is raadzaam in de notitie expliciet op te wijzen dat u betrokkenen en geïnteresseerden verzoekt adviezen over de inhoud van het milieueffectrapport aan te dragen.

Toonzetting

Bij een notitie over reikwijdte en detailniveau is het van belang te kiezen voor een neutrale toonzetting. De notitie heeft betrekking op te verrichten onderzoek, en moet niet overkomen als een (politiek) pleidooi voor plan X of project Y. Verder is van belang dat u in de toonzetting waarmee u de inhoud presenteert een balans weet te vinden tussen een zekere vastberadenheid aan de ene kant en openheid aan de andere kant. De notitie moet niet de indruk wekken dat alles nog open ligt en dat er geen grenzen zijn aan hetgeen zoal onderzocht kan gaan worden. U moet dus duidelijk wat nog wel en wat niet voor inspraak open staat en leg ook uit waarom. Tegelijk moet u de indruk vermijden dat de inhoudsafbakening van het onderzoek reeds geheel is dichtgetimmerd en de ronde van zienswijzen en consultatie slechts een formaliteit is.

Tijdpad van het voortraject

Het voortraject bestaat globaal uit twee fasen, zie ook onderstaande figuur. De eerste fase betreft het informele traject voorafgaand aan de openbare kennisgeving. In deze fase is het van belang na te denken hoe de procedure ingevuld wordt (wordt de Commissie m.e.r. ingeschakeld, hoe gaat u om met participatie, welke alternatieven kunnen onderzocht worden, etc.). Het is van belang dit goed in beeld te hebben, omdat u niet midden in de procedure geconfronteerd wilt worden met allerlei vervelende verrassingen die u had kunnen voorkomen. In deze informele eerste fase kunt u ook een beknopte notitie over de reikwijdte en het detailniveau van het te verrichten onderzoek (laten) opstellen. De notitie kunt u dan direct bij de openbare kennisgeving bijvoegen. Hoewel het moeilijk is om aan te geven hoe lang deze fase duurt, kan een beknopte notitie over reikwijdte en detailniveau binnen een maand opgesteld worden. Vaak blijkt (ook in het voortraject) dat de tijd die nodig is voor interne processen maatgevend is voor de totale doorlooptijd; hou daar rekening mee bij de planning.

De tweede fase van het voortraject is wel gekoppeld aan enkele wettelijke termijnen. Het officiële startsein vormt de openbare kennisgeving (zie de Procedurehandleiding "Kennisgeving en zienswijzen"). Als u een notitie over reikwijdte en detailniveau maakt is het verstandig deze direct bij te voegen, zodat de zienswijzen van een ieder, het advies van adviseurs en bestuursorganen en een eventueel advies van de Commissie m.e.r. zich hierop kunnen richten. De termijn waarbinnen zienswijzen kunnen worden ingediend en u een advies over reikwijdte en detailniveau krijgt is zes weken. Deze termijn is eenmalig te verlengen met zes weken. U heeft dus maximaal twaalf weken om deze tweede fase van het voor­traject te doorlopen.