Instellingen voor communicatie, behandeling en berichtenverkeer

Alle zaken zijn afzonderlijk in te stellen. Maar bekijk de onderlinge samenhang om het loket zo goed mogelijk te laten functioneren. De juiste instellingen van elk van de onderdelen is afhankelijk van de wijze waarop uw organisatie vergunningaanvragen behandelt. En in hoeverre en hoe u daarbij de functionaliteiten van het Omgevingsloket gebruikt.

De minimale variant is dat uw organisatie alleen gebruik maakt van het Omgevingsloket om ingediende aanvragen en meldingen, en aanvullingen daarop, te ontvangen en over te halen naar het eigen behandelsysteem. De maximale variant is dat uw organisatie alle functionaliteiten gebruikt en ingediende aanvragen volledig behandelt met de behandelmodule van het Omgevingsloket. De praktijk leert dat bijna alle organisaties een werkwijze gebruiken die hier ergens tussen in zit.

Wijzigen instellingen

Wanneer u een instelling wijzigt is deze niet altijd direct werkzaam voor alle aanvragen. Dit geldt voor:

• Dossiermodule OLO
• Synchronisatie OLO-status
• Communicatie naar aanvrager

Een wijziging in deze instellingen geldt alleen voor nieuwe aanvragen en meldingen. Voor ingediende aanvragen geldt de instelling op het moment van indienen. Lees ook een vraag over een gewijzigde instelling.

Vooroverleg

Als u hier kiest voor 'Toestaan', dan kan de aanvrager/gemachtigde de concept-aanvraag openstellen voor vooroverleg. Het bevoegd gezag heeft dan toegang tot de aanvraag. Het loket stuurt een notificatie dat de concept-aanvraag is opengesteld. Ook wordt de concept-aanvraag en alle op dat moment toegevoegde bijlagen en notities op de FTP-fileserver geplaatst.

Wanneer de aanvrager na het openstellen wijzigingen aanbrengt in de concept-aanvraag, dan ontvangt de behandelende organisatie hiervan een e-mail bericht. Het is dan niet bekend wat er gewijzigd is. In een concept-aanvraag kan dat 'van alles' zijn. De behandelende overheid kan op elk moment een 'kopie' van de concept-aanvraag' opvragen en op de FTP-server laten plaatsen door in de behandelmodule de taak 'Opslaan conceptaanvraag' uit te voeren. Lees meer over bestanden plaatsen op FTP.

Wanneer het bevoegd gezag instelt dat vooroverleg niet is toegestaan dan krijgt de aanvrager niet de knop 'aanvraag/melding openstellen' te zien. Onder het kopje 'Openstellen voor vooroverleg' geeft het loket de volgende tekst: "Het bevoegd gezag heeft ingesteld dat vooroverleg niet via Omgevingsloket online verloopt. Neem contact op met het bevoegd gezag of kijk op hun website".

Wanneer de conceptaanvraag twee bevoegde gezagen kent en één staat vooroverleg toe en de ander niet, dan wordt de aanvraag alleen voor dat ene bevoegd gezag opengesteld. Omgevingsloket licht dit dan toe: "Alleen het hieronder weergegeven bevoegd gezag staat vooroverleg toe via Omgevingsloket online. ……. Wilt u vooroverleg met het andere bevoegd gezag? Neem dan contact op met hen buiten het Omgevingsloket online".

Net als bij het indienen van een aanvraag wordt de aanvrager bij het openstellen van een aanvraag gewezen op de mogelijke kosten die hiervoor in rekening kunnen worden gebracht.

N.B. De instelling bij een behandeldienst is voor 'Vooroverleg' niet belangrijk. Wanneer een aanvraag automatisch voor behandeling wordt overgedragen aan een behandeldienst kijkt het Omgevingsloket naar de instellingen van het bevoegd gezag om te bepalen of het openstellen voor vooroverleg toegestaan is. De instellingen van de behandeldienst zijn hierin niet van toepassing. Dus wanneer het bevoegd gezag (voor een bepaalde werkzaamheid) een behandeldienst heeft ingesteld en vooroverleg is toegestaan, dan wordt de aanvraag opengesteld voor de behandeldienst. Ook als deze heeft ingesteld dat vooroverleg niet is toegestaan.

Invulhulp

Wanneer u hier instelt dat invulhulp is toegestaan, krijgt de aanvrager de mogelijkheid om de invulhulp aan te zetten. Dit kan alleen na akkoord van het bevoegd gezag.

Met invulhulp kan de aanvrager de aanvraag 'overdragen' aan de baliemedewerker van het bevoegd gezag. De baliemedewerker kan de aanvraag openen en heeft alle rechten in de aanvraag die behoren bij de aanvrager. De aanvrager zelf heeft geen rechten meer in de aanvraag, tot de aanvrager de invulhulp weer uitzet.

Net als bij vooroverleg geldt hier alleen de instelling van het bevoegd gezag. Wanneer een aanvraag automatisch voor behandeling wordt overgedragen aan een behandeldienst kijkt het Omgevingsloket naar de instellingen van het bevoegd gezag om te bepalen of er invulhulp mogelijk is. De instellingen van de behandeldienst zijn niet van toepassing.
Daarnaast is het zo dat de aanvraag wordt overgedragen aan de baliemedewerker(s) van het bevoegd gezag en niet van de behandeldienst.

Wanneer het bevoegd gezag instelt dat invulhulp niet is toegestaan dan wordt in Omgevingsloket niets getoond aan de aanvrager. Dit is anders dan bij Vooroverleg omdat er voor Invulhulp geen alternatief is (het kan alleen via Omgevingsloket online).

Gebruik dossiermodule OLO voor behandeling

Het gebruik van de dossiermodule houdt in dat uw organisatie beschikt over alle behandeltaken, welke in een bepaalde volgorde uitgevoerd moeten worden.

Wanneer u geen gebruik maakt van de dossiermodule beschikt u nog steeds over de meeste behandeltaken en deze hoeven niet in een bepaalde volgorde uitgevoerd te worden.

Lees meer over gebruik van de dossiermodule OLO.

Verzendmethode en StUF-versie

Deze keuze bepaalt hoe het loket berichten verstuurt naar de organisatie. Er zijn dus twee mogelijkheden: per e-mail of via een digikoppeling (webservice). Alle berichten, ongeacht wanneer een aanvraag of melding is ingediend, worden verzonden volgens de methode die op het moment van verzenden staat ingesteld.

Bij de keuze SOAP/XML wordt het bericht wel per e-mail verstuurd wanneer er geen XML bericht beschikbaar is. Andersom geldt ook dat, wanneer er een XML-bericht beschikbaar is, er geen e-mail verstuurd wordt. Ook niet aan de toegewezen coördinator in een aanvraag.

Met een digikoppeling wordt er een extra mogelijkheid toegevoegd aan het berichtenverkeer, namelijk de mogelijkheid om vanuit het eigen behandelsysteem berichten te versturen naar OLO. Zo wordt het bijvoorbeeld mogelijk om vanuit het eigen behandelsysteem een zaaknummer te koppelen aan de aanvraag of om vanuit het eigen systeem via Omgevingsloket advies te vragen aan een andere organisatie.
Beschikken op de aanvraag kan ook vanuit het eigen behandelsysteem, maar er vindt dan enkel een statuswijziging plaats. Het beschikkingsdocument kan niet vanuit het eigen systeem via Omgevingsloket naar de aanvrager verstuurd worden. Dat kan dus alleen als er in de behandelmodule beschikt wordt waarbij het beschikkingsdocument geupload moet worden.

Lees meer over StUF.

StUF-versie

Omgevingsloket ondersteunt de volgende StUF-LVO versies: 3.05, 3.11 en 3.12. StUF 3.05 is vastgelegd bij de start van het loket (release 2.0, 2010). Dit betekent dat XML berichten gebaseerd op StUF 3.05 verouderd zijn en dat vele wijzigingen die daarna zijn doorgevoerd in OLO niet in het XML-bericht zijn opgenomen. Dit geldt in veel mindere mate voor StUF 3.11 (release 2.7, 2012) en 3.12 (release 2.9, 2013).

Uitgebreide informatie over berichtenverkeer via digikoppeling vindt u hier.

Synchronisatie OLO-status

Dit betekent dat de status waarin een aanvraag in OLO verkeert wordt weergegeven aan de aanvrager. Statussynchronisatie moet u alleen aanzetten wanneer de status van de aanvraag in OLO correspondeert met de status waarin de aanvraag in het daadwerkelijke behandelproces verkeert.

Lees ook de vraag over synchronisatie OLO-status.

Communicatie naar aanvrager

U kunt als organisatie het verzenden van berichten naar de aanvrager gebruiken wanneer uw organisatie bepaalde taken uitvoert in of via de behandelmodule.

Wanneer u kiest voor de instelling 'Nee' zal OLO enkel de volgende twee berichten versturen naar de aanvrager/gemachtigde:

• ontvangstbevestiging van indienen aanvraag/melding
• ontvangstbevestiging van aanvullingen

Het bericht dat verstuurd wordt nadat de aanvraag is ingediend kunt u gedeeltelijk zelf bepalen (vrije tekst, instelbaar door lokaal beheerder).

Lees ook de vraag over ontvangstbevestiging.

Wanneer u kiest voor 'Ja' zal OLO ook de volgende berichten versturen als een taak in of via OLO in de ingediende aanvraag wordt uitgevoerd:

• Aanvraag is in behandeling genomen
• Bevoegd gezag is gewijzigd
• Verzoek om aanvulling
• Procedure gewijzigd
• Aanhouding beslissing
• Aankondiging beslistermijn verlengd
• Besluit genomen

Het maakt daarbij niet uit of de verzendmethode e-mail of SOAP/XML is.

Het bericht dat verstuurd wordt naar de aanvrager is een standaard bericht. Alleen de toelichting die wordt gegeven bij het uitvoeren van de taak is vrij invulbaar en wordt meegegeven in het bericht.