Welke manieren van indienen van zienswijzen tegen het ontwerp van een omgevingsvergunning zijn er?

Welke manieren van indienen van zienswijzen tegen het ontwerp van een omgevingsvergunning zijn er en onder welke omstandigheden zijn deze rechtsgeldig?

Wanneer omgevingsvergunningen met de uitgebreide procedure worden voorbereid kan eenieder zienswijzen indienen tegen het ontwerpbesluit (artikel 3.12 lid 5, Wabo). Meestal gebeurt dat per post. Andere opties zijn echter ook mogelijk:

Zienswijzen per post

Wie schriftelijke zienswijzen per post indient, moet ze tijdig opsturen. Hiervoor geldt de verzendtheorie: zienswijzen zijn tijdig ingediend indien ze binnen de termijn zijn verzonden en uiterlijk een week na afloop van de termijn zijn ontvangen (artikel 3:16 lid 3 jo. 6:9 lid 2 Awb). Hierbij wordt gekeken naar een poststempel of een bewijs van aangetekend verzenden.

Het kan dus handig zijn om de envelop te bewaren: in een geval waarin de gemeente niet meer over de envelop beschikte, ging de Afdeling ervan uit dat de zienswijzen op tijd waren ingebracht (ABRvS, 3 april 98, E03.97.0785). Is de envelop er nog wel, en staat er geen datumstempel op, maar "port betaald", dan heeft de indiener volgens de Afdeling het risico genomen dat niet kan worden vastgesteld wanneer de brief op de post is gedaan. Ook een uittreksel van het postregistratiesysteem leverde geen bewijs dat dit tijdig is gebeurd. Het gevolg was dat de zienswijzen niet-ontvankelijk werden verklaard (ABRvS, 22-2-00, H01.99.0601, AB kort 2000, 242l; het ging hier overigens om een bezwaarschrift).

Zienswijzen per e-mail

Zienswijzen kunnen per e-mail worden ingediend, mits het bevoegd gezag heeft aangegeven in deze kwestie elektronisch bereikbaar te zijn. Als een zienswijze elektronisch wordt ingediend terwijl het bevoegd gezag niet kenbaar heeft gemaakt dat de elektronische weg hiervoor is geopend (artikel 2:15, lid 1, Awb), dan kan het bevoegd gezag - op deze grond - de zienswijze weigeren. Deze weigering dient zo spoedig mogelijk aan de afzender te worden verstuurd (artikel 2:15, lid 4 Awb). Gevolg van de weigering is dat het bevoegd gezag niets met het stuk hoeft te doen totdat het stuk alsnog correct is ingediend. De weigering kan elektronisch worden verstuurd indien de indiener kenbaar heeft gemaakt dat hij langs elektronische weg voldoende bereikbaar is (artikel 2:14, lid 1, Awb).

Het bestuursorgaan kan nadere eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg voor het indienen van zienswijzen (2:15, lid1, Awb), zoals ondertekening van de zienswijze. In artikel 2:16 Awb worden nadere eisen gesteld aan het vereiste van elektronische ondertekening.

Mondelinge zienswijzen

Mondelinge zienswijzen kunnen ook mondeling worden ingediend, bijvoorbeeld tijdens een hoorzitting (artikel 3:15 Awb). Bij mondelinge zienswijzen moet de indiener erop letten dat de zienswijzen in het verslag komen, dat het bevoegd gezag op grond van artikel 3:17 Awb verplicht is op te stellen. Dit is vooral van belang aangezien aan het indienen van zienswijzen de mogelijkheid tot beroep is gekoppeld.

In een verslag van een hoorzitting stond bijvoorbeeld "Ter zitting werden geen mondelinge zienswijzen ingediend". Pas ruim twee maanden na de hoorzitting kwamen de appellanten met de mededeling dat de gemaakte opmerkingen moesten worden gezien als zienswijzen. Dat was te laat; ze hadden onmiddellijk schriftelijk moeten reageren (Vz ABRvS 3 juli 2000, 199903531/1 en /2, Kort Geding 2000, 194).

Dat de Afdeling wel wat ruimte biedt, blijkt uit de volgende overweging: een appellant was aanwezig geweest bij de mondelinge gedachtenwisseling en had, ook al stond dit niet in het verslag, de door anderen ingebrachtezienswijzen ondersteund. Hij werd door de Afdeling ontvankelijk verklaard (ABRvS, 12 oktober 95, E03.94.1925, M en R 1996, 32).

Zienswijzen per fax

Zienswijzen kunnen ook gefaxt worden. Hierbij geldt dat het begin van de fax binnen moet zijn gekomen voor twaalf uur s avonds op de laatste dag van de termijn. Als het ontvangende faxapparaat de dag en het tijdstip van ontvangst niet registreert, is het faxbericht op tijd als dat op de dag na de laatste dag van de termijn bij het openen van het kantoor wordt aangetroffen (ABRvS, 17-4-98, E03.96.1161, Nieuwsbrief STAB 98-K17). Volgens de Afdeling moet je er in beginsel van uitgaan dat de fax bij de gemeente is binnengekomen op de datum en het tijdstip die door het ontvangende apparaat op het faxbericht worden vermeld. Het is slechts mogelijk een uitzondering op dit beginsel te maken als indieners aannemelijk kunnen maken dat de fax eerder is binnengekomen. In casu was dat gedaan door een elektronische gespecificeerde gespreksregistratie van KPN te overleggen.

In een ander geval was om 23.59 uur gefaxt, maar de fax was binnengekomen om 00.01 uur (ABRvS, 16-5-00, E03.98.0924, AB kort 2000, 378). Het beroep werd in dit geval niet ontvankelijk verklaard.

Zienswijzen persoonlijk afleveren

Men kan zienswijzen ook persoonlijk afleveren. Het is voor een appellant nuttig om daarvan een bewijs te hebben. Zo had een indiener een bezwaarschrift persoonlijk afgeleverd aan de portier, maar de gemeente stelde vast dat een ontvangstbewijs of stempel ontbrak (ABRvS, 6-2-00, 199901362/1, niet gepubliceerd).

In beginsel geldt dat een zienswijze is binnengekomen op de datum die staat op het ontvangstbewijs, tenzij de aanbieder aannemelijk maakt dat de zienswijze eerder is binnengekomen. Een appellant stelde dat hij de zienswijzen voor afloop van de termijn aan een baliemedewerker van het gemeentehuis had overhandigd. Het stempel van ontvangst gaf echter aan dat de zienswijzen waren ingediend na afloop van de termijn.

De Afdeling oordeelde dat artikel 6:9 lid 2 Awb in zo'n geval niet (zoals bij verzending per post) analoog mag worden toegepast; als datum van binnenkomst geldt dus de datum van het stempel dat bij binnenkomst op het geschrift is geplaatst. De appellant werd daarom niet-ontvankelijk verklaard (ABRvS, 24-12-98, E03.96.1189 (niet gepubliceerd).