Bezoek aan klager

Voorbereiding

Als voorbereiding op een bezoek aan de klager, verzamelt de toezichthouder de van belang zijnde gegevens. Dit zijn gegevens over de klacht, de omgeving van de klager en, voor zover bekend, het bedrijf dat de geur waarschijnlijk veroorzaakt. Bij het maken van een afspraak met de klager, kan de toezichthouder aanvullende gegevens vragen over de klacht.

Snel reageren op geurklachten is wenselijk om de geur in het veld te kunnen ruiken. Hierdoor is niet altijd tijd voor een gedegen voorbereiding. De toezichthouder kan daarom overwegen om de hierboven genoemde gegevens pas na het bezoek te verzamelen.

Klacht en omgeving van de klager

Verzamel de volgende gegevens om snel een beeld te krijgen van de situatie:

Klachtenpatroon: 1 klacht of meerdere klachten? Dezelfde klager of verschillende klagers? Frequentie van klagen en de historie van de klagers.
Weersomstandigheden tijdens de klacht(en).
Tijdstippen waarop iemand heeft geklaagd.
Omliggende (geurrelevante) bedrijven.
Plattegrond van de locatie van de klager. Noteer hierop de windrichting op het moment van de klacht en de omliggende (geurrelevante) bedrijven.

Hiervoor is een goed klachtenregistratiesysteem onmisbaar. De NTA 9065 Meten en rekenen geur beschrijft wat van belang is om te registreren.

Bedrijf dat de geur waarschijnlijk veroorzaakt

Als nu al duidelijk is welk bedrijf waarschijnlijk de geuroverlast veroorzaakt, zoekt de toezichthouder de volgende informatie op:

Relevante (maatwerk)voorschriften in maatwerkbesluiten of het Activiteitenbesluit. Ook de vergunning kan nog van belang zijn. Deze (maatwerk)voorschriften geven inzicht in de mogelijke geurbronnen. Ook kan het niet naleven van een (maatwerk)voorschrift de mogelijke oorzaak van de geurklacht zijn.
Heeft het bedrijf al eens met een handhavingstraject op geuraspecten te maken gehad? Wat was toen de oorzaak van het geurprobleem?
Heeft iemand een incidenteel voorval gemeld?
Is een melding of vergunningaanvraag in behandeling of loopt er een maatwerkprocedure?
Zijn er plannen bekend over uitbreiding bij de afdeling ruimtelijke ordening?
Gebruik eventueel een korte termijn verspreidingsmodel. Ga hiermee na hoe groot de kans is dat de oorzaak van de overlast ligt in meteorologische omstandigheden.

Overweeg om samen met een vertegenwoordiger van het bedrijf de plaats van de geuroverlast te bezoeken. Bezoek bijvoorbeeld gezamenlijk het woonadres van de klager of diens omgeving. Dit is ook afhankelijk van de wensen van de klager die soms anoniem wil blijven voor het bedrijf.

Afspraak met klager en verdere gegevens over klacht

De toezichthouder maakt een afspraak met de klager voor een bezoek. Tijdens dit contact vraagt hij meteen al verdere informatie, zoals:

Aard en omvang van de geur.
Plaats van de overlast (binnenshuis of buiten).
Tijdsbeeld van de overlast: continu, tijdens een aantal uren per dag of per week, af en toe een vlaag.
Vermoedelijke veroorzaker (bedrijf) en oorzaak (zoals een incident of een bepaald proces).
Stemt de klager toe dat de toezichthouder langskomt, eventueel samen met een vertegenwoordiger van het bedrijf? Dit kan alleen als duidelijk is welk bedrijf de geuroverlast veroorzaakt.

Bij een bekende geuroverlast situatie bezoekt de toezichthouder niet altijd de (omgeving van de) klager. Bijvoorbeeld: als bekend is dat er bij een bepaalde windrichting en klimatologische omstandigheden overlast is, is een locatiebezoek niet nodig.

Het reukvermogen verschilt sterk per persoon. Daarom is het aan te raden om regelmatig het reukvermogen van de toezichthouders te meten. Laat alleen toezichthouders met een niet te ongevoelige neus controles van geurklachten uitvoeren. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de selectiemethodiek voor een panellid van een snuffelploegmeting zoals beschreven in de NTA 9065. Een ander voorbeeld is de selectiemethodiek van de DCMR Milieudienst Rijnmond: protocol getest reukorgaan toezichthouders.

(Omgeving) klager bezoeken. Klacht gegrond?

Het doel van het bezoek is of de toezichthouder de geurhinder kan ruiken. De toezichthouder verifieert hiermee de geurklacht. Hiervoor brengt de toezichthouder een bezoek aan de klager zelf of aan de onmiddellijke omgeving van de klager. De toezichthouder gaat op verschillende plekken om de woning (op het balkon en op de stoep) na of hij een geur ruikt. De toezichthouder kan ook nagaan of de geur ruikbaar is in de woning met gesloten ramen en deur.

Als de toezichthouder een geur ruikt, typeert hij de geur en beoordeelt of hij deze als hinderlijk ervaart. De beoordeling van de hinderlijkheid is subjectief en is een momentopname. Gradaties in de waarneming zijn bijvoorbeeld:

Onduidelijke geur die kort aanhoudt.
Duidelijke geur die de toezichthouder herhaaldelijk ruikt zonder herkenning van de aard van de geur of het type geur.
Herkenbare aard van de geur (bijvoorbeeld 'weeïg', 'scherp' of 'hinderlijk').
Herkenbaar type geur (van een bepaald bedrijf of proces, bijvoorbeeld 'brandlucht', 'frituurlucht', 'ammoniak' of 'groenafval').

Overweeg om met de klager afspraken te maken om schriftelijk bij te houden wanneer de klager de geur ruikt (dagboekjesmethode). Dit kan handig zijn voor verder onderzoek naar de bron en oorzaak van de geuroverlast. Geef altijd aan de klager door wat de bevindingen of de vervolgacties zijn.

Geen geur ruikbaar: terugkoppeling aan klager

Mogelijk ruikt de toezichthouder geen geur tijdens het bezoek en de klager ruikt ook niets. Overweeg dan om vervolgafspraken hierover te maken. Voorbeelden van vervolgafspraken zijn:

Een tweede bezoek op een tijdstip waarop de toezichthouder of de klager geuroverlast verwacht.
Zodra de klager de geur ruikt, meldt de klager dat en komt de toezichthouder langs.

Mogelijk neemt de toezichthouder geen geur waar tijdens het bezoek, maar de klager wel. Overweeg dan om eventueel een tweede bezoek in te plannen, met een andere toezichthouder of 2 toezichthouders.

Als de toezichthouder (nog steeds) geen geur ruikt, dan legt hij deze bevinding vast in het verslag. De toezichthouder meldt aan de klager dat er geen vervolgacties komen.