Stappenplan uitgebreid

De stappen

In deze oriënterende stap wordt de bereidheid van partijen onderzocht: is ruilen een optie?

• Op zoek gaan naar andere eigenaren voor wie het ruilen van hun vastgoed of een stuk grond kansen biedt om hun bedrijfsvoering of hun woongenot te verbeteren.
• Onderzoeken of het ruilen van vastgoed en/of percelen leidt tot kansrijke ontwikkelmogelijkheden in het gebied of problemen als leegstand en dalende vastgoedwaarden kan oplossen.
• Het voeren van verkennende gesprekken met andere partijen om na te gaan in hoeverre zij bereid zijn om na te denken over een kavelruil.
• Als er voldoende belangstelling is, afspreken wie de verantwoordelijkheid voor het onderzoeken en voorbereiden van de
  kavelruil op zich neemt. Dat kan bijvoorbeeld een bestaande of een nieuw op te richten vereniging van eigenaren zijn.

Deze acties kunnen ook door de gemeente worden uitgevoerd. Een kavelruil heeft vaak niet alleen voordelen voor de eigenaren, maar kan ook helpen om de gemeentelijke plannen voor een gebied uit te voeren. Er zijn veel voorbeelden van gemeenten die eigenaren aanzetten tot stedelijke kavelruil. De gemeente zal dan een coördinerende rol op zich nemen en de voorbereidingskosten geheel of gedeeltelijk betalen.

In deze stap bereiden partijen de samenwerking voor.

• Aanwijzen van een (onafhankelijke) trekker van het proces om de ruil voor te bereiden.
• Plan van aanpak opstellen.
• Interne besluitvorming rond het vaststellen van het plan van aanpak (wanneer er sprake is van een vereniging van eigenaren).
• Gezamenlijk ondertekenen van de intentieovereenkomst waarin het doel van de ruil is vastgelegd en partijen afspreken dat en hoe zij meewerken en meebetalen aan het onderzoeken en uitwerken van de ruil.
• Gemeentelijke besluitvorming rond het tekenen van de intentieovereenkomst.

Alleen als de gemeente zelf partij is in de ruil zullen de stukken per stap ook getekend moeten worden door het college van B&W. Als de gemeente slechts organisator is van de ruil, hoeven B&W niet mee te tekenen. Dat betekent dat er alleen besluitvorming plaats vindt binnen de gemeente als: de ruil onderdeel is van een groter plan, als de openbare ruimte aangepast moet worden (door de gemeente) en als de gemeente zelf een van de ruilende partijen is. Als de gemeente het initiatief heeft, zal zij onderzoek doen om de eigenaren te mobiliseren. Een voorbeeld daarvan is een leegstandsmonitor.

In deze verkennende stap wordt onderzocht hoe en wat kan worden geruild. De verkenning vindt plaats door globaal te tekenen (onderzoek visie en programma) en te rekenen (onderzoek financiële haalbaarheid). Worden partijen en het gebied er beter van? En zo ja: op welke manier.

• Vaststellen van het ruilgebied. Het gebied waarbinnen wordt geruild, kan een onderdeel zijn van een groter ontwikkelingsgebied.
• Gesprekken voeren om de urgentie en de belangen van betrokken partijen en kansen van de ruil scherper in beeld te krijgen.
• Gezamenlijk de toekomstvisie van het gebied beschrijven.
• Gezamenlijk tekenen aan het globale ruilplan.
• Gezamenlijk rekenen aan het globale ruilplan.
• Partijen zetten voor zichzelf op een rij of deze ruil financieel haalbaar is en of het bijdraagt aan hun bedrijfsvoering.
• Past het toekomstbeeld van het gebied in het huidig bestemmingsplan / omgevingsplan? Is de gemeente eventueel bereid om het
  bestemmingsplan / omgevingsplan aan te passen?

In deze stap wordt getekend, gerekend en onderhandeld om te komen tot een uitgewerkte ruilovereenkomst. Het globale ruilplan wordt uitgewerkt tot een gedetailleerd ruilplan met een uitgewerkt financieel haalbaarheidsplan. Met het tekenen van de ruilovereenkomst verbinden partijen zich aan deze stukken en uiteraard ook aan de ruil.

• Het gedetailleerd uitwerken van het globale ruilplan gaat in gezamenlijk overleg. Het uitwerken gebeurt door ‘tekenen’ en ‘rekenen’. Bij ingewikkelde trajecten kan het verstandig zijn om verschillende ruilscenario’s uit te werken. Soms wordt een onafhankelijk adviseur of bemiddelaar ingesteld. Zonder hun medewerking kunnen eigenaren hun plannen mogelijk niet uitvoeren.
• Partners onderhandelen over het programma (of de verschillende ruilvarianten). Hoe wordt het onroerend goed gewaardeerd en hoe gaan zij om met onder- en overbedeling. Het is belangrijk dat partijen elkaar wat gunnen.
• In gezamenlijkheid de voorkeursruilvariant vaststellen.
• Nagaan of een vorm van voorfinanciering nodig is. De kosten gaan immers vaak voor de baat uit.
• Nagaan of de betrokken financiële partners van alle ruilpartners akkoord kunnen gaan met het ruilplan dat wordt uitgewerkt. De ruilovereenkomst moet ook door hen worden ondertekend.
• Indien nodig en als de gemeente hiertoe bereid is, wordt het bestemmingsplan / omgevingsplan aangepast. De gemeente neemt in deze stap het besluit om het bestemmingsplan / omgevingsplan aan te passen.
• In beeld brengen wat de gevestigde rechten zijn op de gronden en op het vastgoed (zoals appartementsrechten,
  recht van erfpacht, recht van opstal, recht van hypotheek, huurdersrecht).
• Als de gemeente initiator is, moet de gemeente op basis van het stappenplan bepalen of een ruilfonds of renteloze lening nodig is. Als
  verwacht wordt dat ruilacties in tijd ver uit elkaar liggen, kan het zijn dat een fonds nodig is waaruit bepaalde ruilacties worden
  voorgefinancierd.
• Vaststellen van het nieuwe omgevingsplan. (Deze stap is niet nodig als het plan past in het huidige omgevingsplan, zie stap 2). Bij het
  vaststellen van het omgevingsplan moet de financiële haalbaarheid van de ruilactie aangetoond worden.
• Interne besluitvorming rond het vaststellen van het gedetailleerde ruilplan (wanneer er bijvoorbeeld sprake is van een VVE).
• Opstellen en tekenen van de ruilovereenkomst.
• Inschrijven van de ruilovereenkomst in de openbare registers van het Kadaster.

Bij een actieve rol van de gemeente moet het college van B&W dit ruilplan vaststellen, bij een vereniging van eigenaren gebeurt dit door het bestuur.

Met de inschrijving van de ruilovereenkomst in het Kadaster worden de ruilende partijen beschermd zolang het eigendom nog niet is overgegaan. De inschrijving geeft extra zekerheden die vergelijkbaar zijn met de bescherming die een koopovereenkomst biedt.

• Per ruilactie vindt een ruil plaats van grond en/of vastgoed. Er kan een ruilakte worden opgesteld voor alle ruilacties gezamenlijk, maar er kan ook per ruilactie een akte worden opgesteld.
• Ruilaktes worden in het Kadaster ingeschreven.

• Na het ruilen van de gronden en/of vastgoed vinden er vaak activiteiten plaats als het verbouwen, slopen of aanpassen van het vastgoed. Soms zal het ook nodig zijn om de openbare ruimte aan te passen, bijvoorbeeld door nieuwe uitritten te maken, kabels en leidingen te verleggen of de beplanting aan te passen. Dergelijke aanpassingen in de openbare ruimte komen voor gemeenschappelijke rekening van de eigenaren. De gemeente zal de kosten op de eigenaren verhalen. In overleg met de gemeente kunnen eigenaren er ook voor kiezen de betreffende werkzaamheden zelf uit te voeren en te betalen.Let op: de volgorde van stap 5 en 6 kan ook andersom zijn. Soms worden de aanpassingen gedaan voordat de daadwerkelijke ruil plaats vindt. Voor sloop- en bouwactiviteiten, zal over het algemeen een omgevingsvergunning noodzakelijk zijn.

De producten

Een intentieovereenkomst is een overeenkomst tussen partijen waarin zij verklaren gezamenlijk de mogelijkheden van stedelijke kavelruil te onderzoeken.
De overeenkomst verwoordt het doel van de stedelijke kavelruil en de individuele belangen van de betrokken partijen. Er staat in welke doelen partijen nastreven, wie elke partij is en hoe zij willen samenwerken.

Het plan van aanpak beschrijft welke stappen de partijen samen zetten om de ruil voor te bereiden. In dit plan worden afspraken gemaakt over de verdeling van de eerste voorbereidingskosten van de stedelijke kavelruil zoals onkosten voor ontwerp, kostenramingen en waardebepalingen. Daarnaast legt het plan vast hoe de waarde wordt bepaald van de gronden en het eventuele vastgoed.

Het ontwerp-ruilplan bevat de volgende 3 onderdelen:

• Een gezamenlijke visie van het gebied en een globale schets van de toekomstige situatie in het ruilgebied.
• Een globale financiële haalbaarheidsstudie; op basis van de waarde van het huidige vastgoed en gronden en de verwachte waarde van de toekomstige situatie bepalen of de ruil voor alle partijen samen financieel haalbaar is. Dat wil zeggen dat niemand er slechter van wordt.
• Afspraken over de samenwerking: hoe gaan ruilpartners met elkaar om? De belangen en behoeften van de partijen worden kort beschreven.

Het gedetailleerde ruilplan bevat de volgende vijf onderdelen:

• Een ontwerp van de toekomstig situatie in het ruilgebied, uitgewerkt per perceel.
• Een stappenplan: dit plan geeft de volgorde en de geldstromen van de ruilacties zo gedetailleerd mogelijk weer.
  Bij complexe gebiedsontwikkeling vindt er vaak een reeks van projecten plaats. Niet altijd is vooraf precies vast te leggen welk project wanneer start en dus wanneer welke ruil plaatsvindt.
• Een gedetailleerde financiële onderbouwing: de financiële haalbaarheid wordt gedetailleerd op een rij gezet. De kosten die benoemd moeten worden zijn de voorbereidingskosten, kosten van bouw en ontwikkeling, inbrengwaarden en financiële verrekeningen voor over- of onderbedeling. De opbrengst van het programma in de toekomstige situatie wordt bepaald. Als de waarde van de grond en het vastgoed van sommige partijen onvoldoende stijgt om hun kosten goed te maken, is het belangrijk af te spreken hoe kosten en opbrengsten onderling worden vereffend.
• Nadat grond en gebouwen zijn geruild, kan elke eigenaar sloop-, bouw- en verbouwwerkzaamheden uitvoeren. Vaak zullen ook werkzaamheden voor gemeenschappelijke rekening moeten plaatsvinden. Denk aan de aanleg van nieuwe uitritten en parkeerplaatsen, het verleggen van kabels- en leidingen en het aanpassen van de beplanting. De gemeente speelt in deze stap een belangrijke rol. Er kunnen gemeentelijke vergunningen noodzakelijk zijn (sloop- en bouwvergunningen bijvoorbeeld). De gemeente kan bovendien eisen stellen aan voorzieningen en kan kosten in rekening brengen als werkzaamheden op gemeentegrond plaatsvinden of door de gemeente worden gerealiseerd. In sommige gevallen vinden eerst de aanpassingen plaats en daarna de ruil.
• Samenwerking: het ruilplan legt vast hoe ruilpartners verder gaan samenwerken, het stelt spelregels vast rondom een eventueel ruilfonds en legt de randvoorwaarden vast die andere belangrijke partijen zoals gemeenten en financiële partners stellen.
• Ruilovereenkomst: deze overeenkomst is gebaseerd op het ruilplan en geeft gedetailleerd de plannen weer, legt financiële afspraken vast en is bindend.

Makkelijk in een pdf

De informatie uit dit document bewaart u makkelijk in een pdf. Klik daarvoor op deze knop, onderaan de pagina: